ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

ビジネスチャットが解決する仕事の生産性に関する10の課題

メール処理、タスク管理、外注先とのコミュニケーション。 日々、より効率的に処理したいと思っていることはありませんか。

メールのやり取りや会議などのコミュニケーションだけでも、1日の約40%の時間を使っているというデータがあります。

f:id:wantedly-dojo:20160909170740j:plain

生産性を上げるための近道は、社内及び社外のコミュニケーションが抱える課題を解決すること。Syncは、あなたが抱える仕事の生産性の課題を解決します。

【1】重要なメッセージを見逃す

メールの場合、気づかないうちに重要なメールが2ページまで流れてしまったということが起こりえます。それが重要なメールだった場合、大問題です。Syncにはメンション機能と呼ばれる機能があり、メッセージを名指しで送ることができます。誰に何を送ったのかを明確にし、グループ内で情報共有も同時に行えます。後々、自分宛のメッセージもまとめて検索できるため、見逃すことがありません。

f:id:wantedly-dojo:20160909170744j:plain

【2】毎回打たないといけない定型文

メールで面倒なのが、件名、定型の挨拶、文末の署名を打ち込まなければならないこと。伝えたいことだけを伝え合えるようになれば、仕事のスピードも格段に上がります。特に、社内とのやり取りまで堅苦しいメールを行うのは非効率的です。ビジネス用のチャットであれば、最低限の礼儀を保ちつつ、スピーディなコミュニケーションが可能に。LINEのような感覚で返事ができるため、メールの返事のような煩わしさもありません。

【3】情報の共有が上手くできない

複数人にメッセージを送りたい場合、メールだと毎回CCに送る相手のアドレスを入れなければなりません。アドレスを探すのも面倒なことに加え、時折アドレスの抜けが起きることも。チャットツールなら一度グループを作ってしまえば情報の抜けはありえません。加えて、グループ名をつけることができるため、何の話をしているのかわからない、ということも防ぐことができます。Syncならこうしたグループを数に制限なく作成できます。

【4】必要なメッセージやファイルが埋もれる

添付ファイルの開封が後回しになってしまい、どこにファイルがあるのかわからなくなる。クライアントとのやり取りで使っているファイルが一箇所にまとまっておらず見つけるのが面倒。Syncではグループ内で一つの場所にファイルがまとめられているので、見つけるのが簡単です。

【5】プライベートとビジネスの混同

すでに社内でLINEやfacebookメッセンジャーを使っている場合、気になるのがプライベートとの住み分けです。第一に、仕事用のグループとプライベートのグループが乱立し、探すのが面倒です。また、女性や若年層の方は特にだと思いますが、プライベートのアカウントをすすんで教えたくないと思う人も多いです。加えて、仕事中にLINEを開くこともはばかられます。ビジネス用のチャットなら、自分のプライベートを仕事の場に持ち込む必要はありません。

【6】大容量のファイルを送るのに手間がかかる

メールでもプライベート用のチャットでも困るのが大容量のファイルの添付。Syncは1ファイルあたり、100MB以下なら圧縮の必要なく送ることが可能です。複数のデータが入っているファイルも、デスクトップやデータフォルダからのドラッグ一つで保存されているデータをすべて送ることができます。

【7】データのダウンロードに時間をとられる

送られてきたファイルの解凍やダウンロードは、ものによっては時間がかかってしまい面倒です。また、Adobe系のファイル(イラストレーター、フォトショップなど)やOffice系のファイル(ワード、エクセルなど)は特定のソフトをダウンロードしていないと、一般的には見ることができません。Syncには、プレビュー機能というファイルをダウンロードすることなく確認ができる機能があります。

f:id:wantedly-dojo:20160909170738j:plain

【8】管理しきれなくなった、タスク管理ツールやスケジュール管理ツール

タスク管理ツールや、スケジュール管理ツールなど、仕事を効率良く進めるために使っているはずのものの整理に追われていませんか。SyncはGoogle Calendar、GitHub、Trelloなど優れたツールと提携をしており、Sync上でスケジュールのリマインド、やり取りの閲覧が可能です。

sync-blog.wantedly.com

sync-blog.wantedly.com

【9】外出先でデータの確認が難しい

大事なクライアントとの打ち合わせの前や、移動中の電車の中など、パソコンを開くのが難しい場面でも、SyncのスマートフォンアプリはPC上で扱う時と遜色なく使用できます。スマートフォンの使い勝手に合わせて、フリック一つでグループ内で共有されたファイルの閲覧が可能。もちろんプレビュー機能も使えます。iOS、Anroid両方に対応しています。

【10】社外メンバーとのやり取りがスムーズにできない

メールやLINEでは外出中のメンバーや社外のメンバーがオフラインかオンラインか判断するのが難しいです。Syncでは相手のオンラインかどうかの判断が一目で可能。相手が都合のいいタイミングでメッセージを送ることができます。また、オフラインの場合でもメッセージはすべてバックログで受信します。

まとめ

Syncに限らず、ビジネス向けチャットツールを社内に導入し、仕事の生産性を高めている企業の数は年々増えています。メールや、プライベート向けチャットを連絡ツールとして使っている企業は、一度検討してみても良いのではないでしょうか。

チャットツール導入の際に気になるセキュリティ面ですが、Syncは全ての通信を、TLS プロトコル v1.2 (SSL)を用いて暗号化しており、第三者が確認することはできません。

以上のSyncの機能はすべて無料でお使いいただけます。 メッセージ数、ファイル共有数、グループの作成数、メンバーの招待数は無制限です。

Syncのさらなる詳細についてはこちら。

www.wantedly.com