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ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

【ビジネスチャットSync事例紹介】Syncが社内のコミュニケーションを変え、仕事の質も変えた【株式会社GFAM 木檜 和明 様】

【ビジネスチャットSync事例紹介】今期で設立13年目を迎える株式会社GFAM様。
信託業務向け勘定システムの構築をはじめ、多くの金融機関の業務システムの開発、改善を行っています。社員の9割5分がエンジニアを占めるという同社において、ビジネス向けチャットツールSyncはどのように機能しているのでしょうか。

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お話を伺ったのは、ファイルサーバーやメールサーバーの管理、システム構成などの社内インフラの管理を一手に引き受けている木檜(こぐれ)様。

まずSync導入以前の社内コミュニケーションにおける課題についてお伺いしました。

グループを横断したコミュニケーションがうまく取れなかった

木檜:Sync導入以前は、メールでのコミュニケーションが多かったです。各グループ単位のメーリングリストがあったので、グループ毎のコミュニケーションにはさほど問題はありませんでした。しかし、グループを横断してコミュニケーションをとる場合、わざわざ一人一人を宛先に加える手間が。メールは埋もれやすく、時には迷惑メールフォルダに分類されてしまうこともあり、コミュニケーションロスが度々発生していました。

弊社では一週間のうちに何回か定期会議があるのですが、いつも時間帯が決まっているため、「会議までにやればいい、会議までに考えればいい」という発想が生じやすかった。結果として、効率の良い会議ができないという現状もありました。同時に、外で常駐している社員が多いため、会議と会議の間のコミュニケーションがうまく取れていなかったことも。

結局幾つかのチャットツールを試したのですが、メールとは別の問題が発生しました。

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仕事とプライベートの切り分けができない

木檜:LINEやFacebookも試しました。しかし、これらのツールはプライベート用という意識が強い。プライベートと仕事の切り分けという観点から、抵抗感を覚える社員が多かったのです。それに加えて、これらのツールはビジネス専用になりにくいという課題もありました。

そんな中出会ったのがSyncでした。

最初はグループチャットよりも、ピンポイントで連絡を取りたい相手に対して使っていました。そんな折、syncのユーザーテストに参加しました。そこで、今まで使っていて曖昧だった部分を、社員の方が丁寧に説明していただき、難なく社内に導入することができました。

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Syncのおかげで社内のコミュニケーションや会議の質が変化した

木檜:導入後、コミュニケーションのスピード感が圧倒的に変わりました。会議の例を出すと、次の会議があるまでにそれぞれが空いているタイミングで意見を出し合って、ブレインストーミングすることが可能に。会議の質をさらに高めることができました。

メールを出すときにある一種の煩わしさ、例えば宛先の入力、文頭の定型文などがなくなり、まるで対面でコミュニケーションをとっているかのように、社員と連絡を取り合えるようになりました。メールだと、どうしてもある程度の分量を書かなければ、というプレッシャーが掛かり、丁寧な文体を意識していました。しかしSync上では、メンバー同士で気軽に話しかけていますよ。

LINEのように感覚的、直感的に使うことができるので、心理的なハードルも低いですね。感覚的に使えるため、空いた時間にリアルタイムで返事が可能に。メールでありがちな「後で返信すればいいか」ということもほとんどなくなった気がします。

時系列で何が起こったのかを追うことができるのも便利ですね。メールだと受け取った時間帯で溜まっていくし、前の返信が全部くっついたままなので、どこに重要な文章があるかわからない時もありました。

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ビジネスに特化したデザインがいい

木檜:今までのコミュニケーションツールって、入り口がプライベートなことが多いんですよね。でもSyncは違う。初めからビジネス向けに設計されてるため、変にプライベート色がない。例えば、スタンプが無いということは、ビジネス用のツールとしては強い利点。スタンプのせいで議論がはぐらかされる、という心配もなく使えます。

新しいツール導入時の弊害の一つが、面倒な登録作業。その点Syncはプロフィールなどを充実させる必要がなく、すぐに始めることができ、社員にダウンロードしてもらう手間もほとんどありませんでした。Facebookと連携させると、自動でプロフィール情報が更新されますしね。

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木檜:自分たちがリアルの場で使い方を教わったように、リアルの場でももっとSyncの魅力を発信して欲しいです。プライベートを主軸にしたツールではないので、個人と仕事を分けてビジネスに集中するにはぴったりです。ぜひ、もっと多くの人に使って欲しいですね。

インタビューの最後の最後まで、熱くお話してくださった木檜さん。株式会社GFAM様が、システムインフラ構築によって企業を支えているように、Syncがビジネスコミュニケーションにおけるインフラになるよう、一層努力して参ります。

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