ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

「SNSに抵抗があったにも関わらず、今ではSync無しでの団体運営が想像つきません」Japan Glocal Alliance/武藤淳様,山本理紗子様

GREEN HEARTS(エネルギー・環境問題への取組みを通じた、発展途上国の未電化地域を対象とする教育支援等を目的に東京大学の学生を中心として2012年に設立された東京大学 国際協力学生団体) と、Your Local Club(日本国内各地における地域おこし活動への協力を通じた、地域活性化と都市農村交流の推進等を目的に2014年に設立された地域おこし協力学生団体 )の2つの団体から構成されている、東京大学届出学生団体のJapan Glocal Allianceさま。高校生から社会人まで、様々なバックグランドを持った方が年齢の壁を超えて、協力し合い、日々活動されています。

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お話を伺ったのは、会長の武藤淳さまと、GREEN HEARTS部長の山本理紗子さま。元々メールでのコミュニケーションが主だった同団体が、Syncを使い始めた理由とその後改善されたことについて伺いました。

メールでのコミュニケーション効率の悪さを改善したかった

-Syncを導入するに至った理由について教えてください。

武藤:元々、団体内では、メールとLINEを主に使っていました。日程調整や、イベントの出欠確認は主にメールで、メンバーの一部は各々がLINEグループを使ってやりとりをしていました。

しかし、メールだと返信率が悪く、結局個別でメールを送らなければならないことが多かったです。また、学生団体のため、メーリスだと年度ごとにメンバーの入退場をさせなければならず、多少なりとも煩わしさを感じていました。

一方、私はSNS系のツールがもともとあまり好きではなく、弊団体で使うことに若干抵抗を感じていました。そこで、メールに代替するツールかつ、LINEよりもビジネスライクなツールを探していた時に出会ったのがSyncでした。

-SNS系のツールを使うことに抵抗があったにもかかわらず、Syncの導入に踏み切った理由はなんだったのでしょうか。

武藤:一番の理由は団体の円滑な運営ですね。先ほど述べたようなコミュニケーションにかかる工数を減らしたかった。また、山本のような若いメンバーから、メールよりもチャットツールの方が効率が良く、やりとりがしやすいという声も上がっていたことも理由の1つです。

山本:私たちの世代だと、LINEやfacebookメッセンジャーの方が、メールよりも馴染みがあります。なので、メールだとどうしても返すのが億劫になったり、あとで返事をしようと思って結局忘れてしまうことがある。加えて、メールボックスが迷惑メールや、昔登録した会社からのお知らせメールで埋まってしまうと、大事なメールを探すのにも一苦労です。だから、Syncを導入してもらって、とても助かっています。

会議終了後の全体の全体の満足度が向上

-メインのコミュニケーションがメールからSyncへ移行したことで、やりとりの速度や返信率は上がりましたか?

武藤:返信率は格段に上がりました。自分も使って見て気付かされたのですが、やはり、メッセージを見た後、画面の推移の必要なく手軽に返事ができることは大きいですね。仮にすぐに答えが出せなくても、「確認して返します」のような一言も気軽に送ることができる。また、メーリスだと誰が返事をして、誰が返事をしていないのかを、ファイルに整理する必要がありましたが、Syncだと画面をスクロールするだけで済むので、随分と楽になりました。

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-具体的にどのようにSyncを利用されているのか、教えてください。

武藤:チームごとにグループを立ち上げて、出欠確認や資料、議事録の共有を行なっています。メッセージをたくさん交わす、というよりも掲示板的な役割の側面の方が強いですね。学生から社会人まで、幅広い年代の方が所属しているので、全員で集まる機会を作るのが難しい中、Syncのグループ機能には助けられています。1ファイルあたり、100MGまでアップロードできる点も魅力的。メールだと容量の大きいファイルを1度に送ることができないですからね。

山本:会議前に資料を共有すれば、論点を絞った会議もできるので、生産性を上げることにも役立っています。もちろん、来ることができないメンバーの疑問点もシェアできるので、会議終了後の全体の満足度も上がりました

-団体の方全員でSyncを使ってくださっていますが、全員導入までに何か、苦労したことはありましたか?

武藤:時間はかかりましたが、別段苦労したことはありません。登録までの流れがとても簡単だったので。「つながり申請」のアドレスをメールで送れば、30秒足らずで登録が済む。今までSNSに馴染みのなかった私でも簡単に使えたので、他のメンバー、特に学生の皆さんはすぐに使い方を覚えてくれましたし、特に不満が上がることもありませんでした。

UIの反応速度が早いため、使っていてストレスフリー

-Syncで気に入っている機能はありますか?

武藤:途中から入ったメンバーでも、これまでの履歴とファイルを確認できることです。これまでは、途中参加のメンバーに毎回、チームの流れを説明しなければならなかったのですが、その時間が短縮されたのは大きいですね。

山本:機能といえるかわからないですが、全体的なUIが好きです。反応速度の速さもさることながら、使っていて感覚として気持ちいいです。普段使いのツールって、1秒でも動きが止まると、ちょっといらっとしてしまうと思うんですけど、Syncにはそれがない。ファイルの共有もプレビューもスムーズに行うことができています。

-最後に、今後Syncの導入を検討されている団体の方へメッセージをお願いします。

武藤:SNSに対して抵抗感のあった私ですが、今やSync無しで団体の運営をスムーズに行えるとは思えません。メンバーからの返信率が上がったことで、会議日時や場所の決定などを素早く行える様になりました。何事も早め早めで決めて行くと、結果として余裕を持った行動ができる様になり、団体全体の生産性も上がりました。メールでのコミュニケーションの効率の悪さを改善したい方は、騙されたと思って一度使ってみることをお勧めします。今までのコミュニケーション速度が、とても遅く感じられるはずです。

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まとめ

  • 画面の推移の必要なく返事ができるため、コミュニケーションの速度が向上

  • 過去データへのアクセスも可能なため、途中参加のメンバーでも、すぐにチームの会議に参加することができる

  • UIがサクサク動くため、使っていて全くストレスがない

武藤さまがおっしゃる様に、一度使ってみるとチャットツールをビジネスの場で使うことで、どれだけ効率のいいコミュニケーションが行えるかを実感できるかと思います。

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