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ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

1日400通のメールの量が2分の1に 「最高の業務効率アップツール」である理由 株式会社Roseau Pensant/齊藤真帆様

導入事例インタビュー

デジタルコンサルティング、デジタルエージェンシー、クリエイティブプロダクションそれぞれの専門チームがあり、デジタルマーケティング領域において統合的なマーケティングソリューションを企業へ提供しているデジタルマーケティング領域のプロフェッショナル集団・株式会社Roseau Pensant(ロゾパンサン)様。

特にファッション・エンタメ分野に強みがあるとのこと。また、訪日外国人旅行者をターゲットとしたインバウンド事業の展開もしています。社名の由来は、17世紀フランスの思想家パスカルの「人間は考える葦である」という格言から。

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お話を伺ったのは採用・広報・海外事業の企画開発と、幅広い業務を横断して担当している齊藤真帆様。Syncを「最高の業務効率アップツール」と話してくださった齊藤様に、Syncの活用方法やビジネスチャットを使うメリットについて伺いました。

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1日400通のメールに悩まされていた

-Syncを導入される前に感じていた課題について教えてください。

抱えていた課題は大きく分けて2つありました。

1つ目は、コミュニケーションをとるタイミングがわからなかったことです。人数の増加に伴い、誰が在席してPCを見ているのか、すぐに判断することができず、素早いコミュニケーションが取れずにいました。

2つ目は、タスク整理に時間がかかりすぎていたことです。例えば、私は1日400通ほどのメールを受信していました。当然、プロジェクトに関するメールも、クライアント様からのメールも、全社通知的なメールも全て同じ場所に集約されてしまいます。重要なメールを振り分け、自分に関するものをピックアップし確認するだけでも時間がかかってしまっていました。

-そのような状況を改善するために、何か既存のツールは試されましたか?

もともとCtoCで使っていたLINEやSkypeを使用していましたが、ビジネスの場でこれらを使うことに抵抗があるメンバーもいるのではと考えて、積極的に利用していませんでした。情報整理のツールとしては、Dropboxを使っていましたが、無料の範囲のみでの利用なので、業務を横断して担当しているということもあり、すぐにストレージがいっぱいになってしまっていました。

Syncは仕事の無駄な時間を無くしてくれるツール

-既存のツールでは解決できない課題があった中で、Syncを導入していただきましたが、なぜ他のチャットツールではなく、Syncだったのでしょうか。

総括すると、あらゆるデザインが決め手でした。画面上のデザインやsyncのフォントなどが素敵だったのはもちろん、UXとUIを考慮なさったお造りなので、その点の使いやすさも導入の決定打でした。

-今まで使っていたツールから、新しいツールに乗り換える場合、ネックとなるのが、移行の際の手間だと思いますが、なぜ移行に踏み切ることができたのでしょうか。

一時的な移行の手間よりも、長期的なsync利用のメリットを考慮した際に、明らかに移行すべきだと考えたからです。統一されていない複数のツールを利用し続け、ファイルを色々なところに放置して、情報を検索することに時間をかけることは今後の会社の発展の中で、非効率だと判断しました。もし、移行することに抵抗感のあるメンバーがいる場合、全社的に時間をとってやってしまうことをオススメします。時間がかかるといっても、弊社の規模では2時間程かと思いますし、結局これまで共有した情報の整理に繋がるので、行って絶対に損はないと思います。

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-Syncを使い始めて、抱えていた2つの課題はどうなりましたか?

1つ目の課題は、ログイン状態の有無がSync上で確認できることにより解決しました。メッセージや資料を送るタイミングが明確になり、仕事のスピードが格段に上がりました。

2つ目の課題は、メンション機能のおかげで解消されました。すぐに対処しなければならない案件はメンションをつけて送ってもらうようにしています。Syncでは、メンションされたメッセージのみ、まとめて見ることができるため、タスクを整理する時間が一気に短縮します。

メールの件数も、感覚値ではありますが、400通から200通ほど減らすことに成功しました。これもSyncのおかげですね。

ベンチャーに必要なスピード感を与えてくれた

-具体的なSyncの利用事例について教えてください。

社内のチームごとにグループを作成し、その中に残しておきたい情報を共有しています。また、案件の進捗管理もグループ内のスレッドで行なっています。

また、人事同士のグループを作成して、情報交換の場として使っています。Syncの良いところは、導入の手間がほぼ無い点。「つながりに招待」からURLを取得して、メールで共有すれば、30秒で登録が終わる。このスピード感は、他のビジネス向けチャットツールでは、なかなか感じることができないと思います。

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-使っている中で感じた、Syncのここが便利!というポイントを教えてください。

PCで開いた時、ファイルを確認しながら、メッセージのやりとりができる点です。Dropboxを使っているときは、ブラウザ間の移動をしなければならなかったことを手間に感じていました。Syncでは、資料を確認した後、そのまま資料に対するコメントが可能なので、会話のキャッチボールのスピードが速くて、心地いいです。

あと、引用機能も便利だと思います。時間をおいて返事をした時に、何のメッセージに対する返事がわからないことを防止できるので、わざわざチャットを遡る手間が省けるのは嬉しいです。

-最後に今後Sync導入を検討されている企業様に対して、メッセージをお願いいたします。

私たちのようなベンチャー企業は「スピード感」が重要です。質の高いものをいかにスピーディに、有形・無形問わず提供していくかが全社的な課題です。Syncは業務効率を常に高めてくれるので、全速力で走りつつ、高品質なアウトプットを求められるベンチャー企業にはもってこいのツールだと思います。今の仕事のスピード感に課題を抱えている企業様は是非、導入を検討してみてください。

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まとめ

  • 相手がPCを使える状態か否かすぐに判断できるため、適切なタイミングでコンタクトを取ることができる

  • 資料を確認しながら、メッセージのやりとりができるので、テンポの良いやりとりが可能

  • チャットが流れてしまっても、メンション機能で自分宛のメッセージを見逃さない

相手がコミュニケーション可能なタイミングを判断することで、無駄のない、スピーディな業務を可能にしたRoseau Pensant様。メッセージを送り合うだけでなく、機能を駆使することで、様々な使い方ができるSync。先送りになりがちな、社内コミュニケーションの課題、Roseau Pensant様のように全社的に改善に取り組んでいてはいかがでしょうか。長期的に見れば、必ずメリットが出るはずです。

Roseau Pensant様はフリーランチも募集しています。チャット上だけでなく、リアルのコミュニケーションも仕事を円滑に進める上では欠かせません。

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社内の無駄を減らすチャットツールSync、申し込みはこちらより。