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ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

店舗運営に悩む方必見。「店舗のタスクに合わせたグループ作成で、情報共有を効率化」 株式会社乙女百貨店/坂本 和行様 雨川 愛実様 江尻 智美様

導入事例インタビュー

ファッションアイテムの企画販売、アンティーク手芸用品やハンドメイドアクセサリーの雑貨店舗を運営する、株式会社乙女百貨店様。店舗運営に問題を抱える方には是非導入をオススメすると話してくださいました。お話を伺ったのは取締役の坂本さま、店舗スタッフの雨川さまと江尻さまです。

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(左:雨川愛実さん、右:江尻智美さん)

課題は非効率だったメールやLINEでの情報共有

-Syncを導入する前に使っていたコミュニケーションツールについてと、その時感じていた課題について教えてください

坂本:はじめは、電話とメールが主な連絡手段でした。スタッフが1店舗あたり4,5人で、シフトに入っている人数が通常2人。休憩中のメンバーとの情報交換の方法が一番の課題でした。電話とメールの頃は、わからないことがあると毎回電話をする必要がありお客さんとの接客の時間が減ってしまう。また、特定の人物だけに情報共有する場合、宛先を毎回CCに入れることも手間に感じていました。

その後、LINEを連絡ツールとして使い始めたのですが、プライベートのやり取りと仕事のグループが一緒くたになってしまうのを避けるため、1つしかグループを作っていませんでした。仮に、営業報告だけのために使うのなら問題なかったのですが、商品についての質問や、経理についての質問など、あらゆるジャンルの会話が1つのグループで行われていました。そのため、重要なメッセージが流れてしまったり、返事が遅れると、未読のメッセージを全て見る必要があったりと、無駄な時間を取られてしまう場面が多かったです。検索機能を使おうにも、検索したいワードを覚えていないためピンポイントでメッセージを見つけることができない。このような状況の中、LINEに変わるビジネス向けのチャットツールを探していたところ、出会ったのがSyncでした。

店舗のタスクに合わせグループを細分化

-Sync以外にもビジネス向けのチャットツールは多くありますが、なぜSyncを選ばれたのでしょうか。

坂本:日本語のプロダクトであり、無料で使うことのできる範囲が広かったからですね。特に、LINEを使っていた時の二の舞にならないよう、細くグループ分けをしたかったので、グループを無制限に作ることができるのは助かりました。また、パソコン上で見たときの使いやすさも理由の1つです。左側にグループ一覧が表示されつつ、チャットをすることができるので、対応すべきグループがぱっと見ですぐわかる。LINEだとチャットの画面とグループの画面が切り離されて、チャットごとに幾つもタブが立ち上がった状態になってしまっていたので、会話の整理に苦労していました。

-細くグループ分けをしたかったとのことですが、具体的にはどのようなグループを立ち上げて使っているのでしょうか。

坂本:店長が、個人のタスクに合わせて、営業報告、在庫フォロー、todo管理などのグループを、10個以上は作っています。また、自分が見たいグループをすぐ探すことができるように、アイコンの画像も自作しました。グループが細かく分かれていると、自分の質問が他の質問で流れることもないし、同時にファイルや画像の整理もできるようになって、欲しい情報にすぐアクセスできるようになりました。以前から、店頭でLINEグループを遡って情報を調べる時間を削減したいと思っていたので、Syncのおかげでお客さんに対応できる時間が増え、仕事の生産性と効率の両方を上げることに成功しました。

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(グループ作成事例)

-店舗スタッフの立場からみて、解決された課題はありますか?

雨川:新人のスタッフがすぐに現場に馴染めるようになったことですね。私たちの店舗は500点以上の雑貨を扱っているため、すべての情報を覚えておくのは至難の技です。特に新人のスタッフは、それが難しい。わからないことがあっても、電話だと商品詳細が伝わりにくいし、LINEで画像を送っても、メッセージが流れてしまうと結局電話で聞かなければならない。グループを細かく分けたことにより、お客さんの質問にすぐ答えることができる環境が整いました。また、ワードやエクセルのファイルもスマートフォン上でダウンロードせずに確認が可能なので、商品の値段や在庫状況など、30秒もあれば確認できるようになりました

-無制限でグループを作ることができる以外に、便利だと思う機能はありますか?

江尻:メンション機能です。メンションをつけてメッセージを送ると、グループに赤いマークがつくので、早急に確認する必要があるグループをすぐに見分けることができていいですね。LINEを使っているときは、各メッセージが自分に関係するかどうか、ひとつひとつ確認しなければならなかったので。

雨川:機能と言えるかわかりませんが、画像の保存期限がないことですね。例えば、商品を発注する際に昔の写真を参考にすることもあるので、保存し忘れたせいで商品の発注に手間取ってしまったということがなくなりました。

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店舗型営業を行なっている企業は絶対に導入したほうがいい

-今後Sync導入を検討している企業に向けて、一言お願いします。

坂本:私たちのように、店舗型営業をしている企業には特にオススメのツールです。グループを無制限に立ち上げることができるので、店舗ごとにグループを作って情報を整理してマネジメントすることができる。店舗のマネージャーだけを集めたグループを作れば、店舗の垣根を超えた情報共有もでき、さらに仕事の効率を上げることもできる。ビジネスに特化したツールなので、グループがプライベートのものと混ざることもなく、状況の把握もしやすい。導入すれば、仕事の効率が上がること間違いなしだと思います。

まとめ

  • 店舗のタスクに応じてグループを作ることで、マネジメントがしやすくなった

  • グループ一覧を見つつ、チャットが可能なため、対応すべき優先度が明確に

  • メンション機能とグループの細分化によって、自分に関係のないメッセージを読む必要がなくなり、仕事の効率が向上

BtoB向けの企業への導入が多かったビジネス向けチャットツールですが、toC向けの企業様にも徐々に導入されるようになってきました。Syncを使うことで、店舗間の情報共有のみならず、店舗を超えた情報共有、本社と店舗のコミュニケーションの活性化が可能になります。toC向けの店舗型営業を行なっている企業様で、もっと仕事を効率化したい、うまく情報を共有したい方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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