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ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

【ビジネスチャット導入事例インタビュー】「外回り営業の仕事効率化に成功しました」 グローバルベイス株式会社/八木原竜也様

導入事例インタビュー

「中古なのにハイクオリティ。中古だからロープライス。」というコンセプトを掲げ、中古マンションのリノベーション、不動産の仲介及び売買を行っているグローバルベイス株式会社さま。Syncを全社的に導入して使っていただいています。

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お話を伺ったのは不動産事業部にて、中古マンションの仕入れ業務や査定に携わっている八木原竜也(やぎはら りゅうや)さまです。

様々なチャットツールを試すもいつも新しい課題が生まれていた

ーSync導入前に抱えていた課題を教えてください

八木原:最初の課題は、一堂に集まることが難しい職務の中での伝達の問題でした。5年程前に全社的にスマートフォンを導入して、メッセージやメールで社員とやり取りを始めました。PCメールでの閲覧の場合、意識してみることをしない限り、まめに確認する社員、まとめてみる社員で情報の取得に差が出ます。メッセージの場合、デバイスの通知により気付かせることができるが、同報する人数に上限がある。そこで、LINEを連絡用のツールとして使い始めたのですが、プライベートでも利用している社員が多く、メッセージを誤送信してしまうことが何度かありました。公私混同と言いますか、上司や部下の見たくないものや、知られたくないものも送られてしまう可能性は排除したかったです。

利用頻度の低いトークアプリも試しましたが、なかなかミスは減りませんでした。幸い情報の漏えい等、流出することはなかったのですが、このままLINEや私用の多いトークアプリを使い続けるのは危ないと思い、よりビジネス向けのチャットツールを導入することになりました。

幾つかのツールを検討して、とあるチャットツールを導入したのですが、そこでもまた別の問題が。1つ目はブラウザ対応をしていなかった点です。チャットツールを見ながら作業をしようとすると、ブラウザとスマートフォンの画面をいったりきたりしなければならないので、非常に面倒でした。

2つ目はPDFやエクセルを送ることができなかった点。一度別の場所に保存して、そのURLをメッセージで送信する必要がありました。それゆえ、相互的にメッセージをやり取りするというよりは、一方的に情報を発信するだけのツールになってしまっていた。もっと、便利で相互的なやり取りができるツールを探していた時に出会ったのがSyncでした。

今まで抱えていた課題が全て解消された

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ーSyncを導入しようと思ったきっかけはなんだったのでしょうか

八木原:幾つか理由があります。

1つ目は前まで使っていた別のチャットツールで抱えていた課題を解決できたこと。 PDFもOffice系のファイルもそのままの形で送ることができますし、ブラウザ上でも開くことができるので、以前使っていたチャットツールでネックになっていた部分は完全に解消されました。

2つ目はグループが無制限で作れること。 新しくチャットツールを導入する際に気にかけていたのがグループ数の上限。他のツールだと無料で使える範囲に制限がある一方、Syncはそれが無いのが導入に踏み切る大きなきっかけでした。

3つ目はメンバーを退会させる機能があること。 年数を重ねれば、新規メンバーもいれば、去るメンバーもおります。社員に会社のメールアドレスとパスワードの指定等で管理がきっちりとできるものを求めていました。仮に転職者が出た場合、その人をグループから退会させることができる加えてメッセージの削除もできるので、情報漏えいの心配もほとんどしていません。

4つ目は誰でも使うことができること。 昔導入していたグループウェアがセキュリティがしっかりしている代わりに、誰でも使いこなすことができるツールではありませんでした。その点SyncはITツールになれていない人でも馴染めて、使いこなすことができています。

ーSyncを導入して、社内で仕事の生産性や効率に関して変化はありましたか

八木原:仕事の生産性は確実に上がりました。出先にいる社員が一度会社に戻ってくることなく、差し込みで入る案件をスムーズに処理できるようになったことは大きいですね。社内から物件資料をタップ1つで送ることができるので、より多くのお客様の対応が可能になりました。

また、直行直帰の社員が多い中でも、情報の抜け漏れがほとんどなくなりました。会社にあった電話もSyncで連絡の要請等、使い方もアレンジしてきてます。メールと違って、通知に気づかなかったり、一つのメールボックスに埋もれてしまわないので、「聞いてなかった、知らなかった」という事態が起こりにくくなりました。

導入の際のルール決めがスムーズに全社員に使ってもらうコツ

ー恵比寿にある支店含め、全社員約50名ほどで使っていただいていますが、全社導入までの経緯や導入の際のポイントを教えてください

八木原:はじめは私の所属する部署で使い始め、その後社員一人一人に声をかけてSyncについて説明し、最後にチーム単位で新ためて導入について話す機会を設けて地道に広めていきました。説明をする中で、Syncのようなツールに馴染みのない社員でも使いこなすことができていたので、これは全社的に導入ができそうだと確信しました。

全社導入するときに、使う際のルールを決めることが導入のポイントです。私たちは、「自分宛に送られたきたメッセージは見たものとする」というルールを作りました。毎回メッセージに返事をするルールを作ると確認のメッセージだけで重要な案件が流れてしまう可能性があるため、あえて設けていません。このルールのおかげで「見ていませんでした」、「知りませんでした」という事態を避けることができるようになりました。

-最後に今後導入を検討している企業に対しメッセージをお願いいたします

八木原:外回りの営業が多い会社や電話やメールしかコミュニケーションの手段がない企業の方はすぐにでも導入したほうがいいと思っています。明確なルールを作って導入すれば、情報の抜け漏れも起こらず、仕事の生産性を確実にあげることができます。Wantedlyの社員の方が導入後もサポートしてくださるので安心です。

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まとめ

  • Syncは相互的なやり取りをするのに適したツール

  • 出先でのやり取りも社内PCで確認しながらできることで作業性能がアップ

  • 外回りのメンバーとの連絡がとりやすくなり、仕事の生産性が上がった。

リリースした直後から長い間Syncを使ってくださっているグローバルベイスさま。様々なチャットツールを検討したからこそ、納得してSyncを使い続けていただいています。八木原さまがおっしゃるように、外回りの営業の社員の方が多い企業の方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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