ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

【ビジネスチャット導入事例】メールやファイルの処理、整理に追われることがなくなった 株式会社イベント・レンジャーズ/松宮洋昌様,加治木里紗様 

表彰イベント・事例共有会・セミナー・シンポジウムの企画・運営から事務局代行まで、イベントに関するありあらゆることを行っている株式会社イベント・レンジャーズさま。企業の周年事業や社内向けのイベントを行う、「頑張るを応援する事業」シンポジウム、学会、展示会のセミナーの運営をサポートする「学ぶを応援する事業」東京五輪に向け、日本の食や地域の食材のPRをお手伝いする「日本を応援する事業」の3つを核に、事業を行っている同社。

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お話を伺ったのは、代表取締役の松宮洋昌(まつみや ひろまさ)さまとコンシェルジュとして、イベント参加者や企業様にアドバイスをしている加治木里紗(かじき りさ)さまです。

 大量のメールトラフィックと散漫するファイル

-Sync導入以前はどの様なコミュニケーション上の課題を抱えていましたか?

松宮:課題は大きく分けて2つ感じていました。1つ目はメールに関する課題。2つ目はファイルに関する課題です。

メールについては、トラフィックの多さ、外出中の社員とコミュニケーションの遅さ、資料添付の煩わしさを主に課題として感じていました

加治木:所属する部署では、担当するイベントによってメールアドレスを分けて使っているため、メールの管理が非常に大変です。常時、1人あたり3つ以上のアドレスを抱えており、どのメールアドレスに何のメールが流れているのか不明確でした。

松宮:外出中の社員と一緒にプロジェクトを進めている場合、現場の状況を素早く共有することが大切です。そのため、メールもなるべく早く返して欲しいのですが、メールは手軽さに欠け、スピードが遅くなりがちです。写真や資料の添付もメールだと容量によっては手間がかかることも多く、常々改善をしたいと考えていました。

加治木:ファイルに関しては、社内で共有するファイルが大量にあり、必要な時に欲しいデータをすぐに取り出すことができず、余計な時間を使っていました。イベント会社なので、文字によるコミュニケーションに加え画像や資料のやり取りも多いです。ただ、その資料の共有にも手間がかかっていました。1人の人がファイルを確認したら、別の人に改めてファイルを添付して送る方式を取っていたため、ファイルの共有速度がかなり遅かったです。

 google appsを導入するもうまくいかなかった

-そのような課題を抱える中、どのような対策を行ったのでしょうか。

松宮:ファイルを一つの場所にまとめて、かつ外出中も手軽に見ることができるようgoogle appsを導入しました。資料共有を始め、会議の議事録や社内報などをドライブにひとまとめで管理することができて、社内の生産性や時間の使い方も変わるだろうと思っていました。

ところが、実際に使い始めてみると、なかなか社内に浸透しませんでした。これまでメールでのやり取りに慣れていたせいで、結局資料の共有もメールのまま。複数のメンバーで抱える案件の進捗管理もメールで行われていたので、google appsを導入すれば状況が変わると思ったのですが、なかなかうまくいきませんでした。

-社内にうまく浸透しなかった理由はなんだったのでしょうか。

松宮:一番の原因は、google appsを導入する目的や使い方のルールが社内に浸透仕切っていなかったことです。導入の際に一度共有はしたのですが、結果的に使う社員と使わない社員分かれてしまいました。

それでも、使う社員はファイルをapps内に溜めていくので、何人かの社員がappsの許容容量を超えてしまったんです。appsを使っていた社員も再びメールで資料を共有するようになり、結局導入前と変わらなくなってしまいました。

メールのトラフィックを減らし、ファイルを管理できるツールとして新しい社内コミュニケーションツールを探し始めたことが、Syncを導入したきっかけです。

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 Syncのおかげで、気軽なコミュニケーションが素早く行える

-Sync導入後、メールやgoogle appsを使っていた時に感じていた課題は解決しましたか。

松宮:メールの数は確実に減りました。今までは、ちょっとした会話ですらメールで行っていたので、現場の気づきのメモや、写真だけのやり取りが気軽に行えるようになりました。

加治木:外回りの営業の方と一緒に仕事をしていると、メールがすぐに返事が返ってこないこともあり、仕事の進捗に影響が出ていたのですが、Syncを使うことにより現場社員とオフィスにいる社員のコミュニケーション速度が上がりました。情報共有の精度自体も変わったので、質の高いアウトプットも可能になったと思います。

松宮:メールのやり取りだけだと、ナレッジが社内に溜まらないので、一つのコミュニケーションツール上で全員が情報の共有と収集ができるのは助かります。google appsではメールとドライブが別の場所にあって、一括で検索することができなかったので。Syncはグループに途中から入ってもこれまでの会話履歴やファイルを見ることができるので、情報共有の速度も上がったと思います。

 部門間のコミュニケーションを活発にし、より多くのナレッジ共有を行いたい

-今後のSyncの使い方について、考えていることはありますか。

加治木:今までは、イベントごとにファイルを分けてその中に写真、資料、見積書など全部まとめていたのですが、これからはSync内でグループを細分化して作り、より管理の精度を上げたいです。Syncはグループを無制限で作ることができるので、試してみたいと思います。

お客さんとのやり取りで是非使いたいです。ドメインの違うアドレスをたくさん使う必要もなくなるため、やり取りをよりスムーズに行うことができるのではないかと思います。

松宮:部門間のコミュニケーションを促進して、もっと手軽に報・連・相を行える環境を作りたいです。イベントレンジャーズという名前も、メンバー1人1人のナレッジや知識を共有して、より良いチーム作りを行いたいという思いを込めてつけました。Syncで情報の伝達速度を速くして、さらに仕事の質を高めたいです。

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まとめ

  • 外回りの営業の方との連絡がスムーズになり、仕事の質が上がった

  • メールだとできなかった、ナレッジの蓄積ができるようになった

  • 大量にたまっていたメールのトラフィックを減らすことができた

イベント・レンジャーズさまのように、メールやファイルの管理にお困りの場合、Syncならあらゆる情報を一つのコミュニケーションツール内で一元管理が可能です。