ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

すべての仕事を〇〇化することが、効率化の決め手 Sync統括マネージャー逆瀬川光人の仕事術

「自分がすべき仕事を常に見える状態にしておく」

仕事の生産性を倍にするビジネスチャットツールSyncに関する情報を発信するSyncブログ。

今回から、Wantedlyスタッフの仕事効率化術にフォーカスした新企画「Wantedlyの仕事術」をお届けします。

記念すべき第一回は、Syncのマーケティング推進及び、プロダクトオーナーとして活躍する逆瀬川(サカセガワ)です。

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仕事を常に可視化しておく

-仕事の生産性を高めるために行っていること、利用しているツールなどはありますか?

ビジネスツールがかなり多く出てきているので、逆にツールを増やさないことが大事だと思っています。今は、メモツール、カレンダーツール、チャットツールの3つに絞って使っています。自分のスケジュールは全てGoogleカレンダーに打ち込み、タスクはEvernoteで一元管理しています。スケジュールは、1日、1週間、1か月の3つに分けて管理していて、月の初めにざっくりとスケジュールを立てるようにしています。

常にタスクを棚卸し、可視化することが大事だと考えていて、それぞれのタスクが今すぐにやるべきタスクなのか、後に回しても大丈夫なのか、差込の案件と比較して、素早く意思決定を下せるようにしています。また、タスクの可視化によって、自分がどれだけの仕事抱えていて、進捗がどれくらいなのかを常に把握できるようにしています。

f:id:wantedly-dojo:20160809114206j:plain ぎっしりと予定が時間刻みで書かれています。

タスクの優先順位は3つに分けています。1つ目は人が関わる案件か面倒で後回しにしがちなタスク。2つ目はインパクトが大きいタスク。3つ目は自分のモチベーションが高いタスク。基本的に、1つ目のタスクを優先的にこなすようにしています。インパクトが大きいものは必然的にモチベーションも上がるし、モチベーションが高いものは、自分の時間を削ってでもやろうと思えるので、後ろに回しています。

悩む回数を減らすことが部下の生産性を上げる

-チームで仕事を行なっていると、部下の仕事の進捗管理も大切だと思いますが、チーム全体の仕事の効率化をどのようにしていますか?

2つ主に行っていることがあります。1つ目は決まりごとを増やすこと。仕事には、頭を使ってクリエイティブなものを生み出す仕事と、業務を効率化してひたすら続ける仕事の2種類があると考えています。前者の仕事の方が注目されがちですが、後者の仕事はやり続けることが大変な一方、効率化すればするほど短時間で絶対的な効果が出ます。そこで、作業として行う仕事のフローをどれだけ細かく定義するかを大切にしています。

営業の電話を例にとると、スクリプトを複数用意し、電話をかけた後のリマインドのタイミングも複数定義します。そうすることで、どの段階でどんな言葉をかけることが最も相手に付き刺さるのかを誰でも瞬時に判断できるようにしています。

2つ目は情報を常にオープンにすること。情報不足のせいで出来ない、やれないをなくしていくことで、臨機応変な対応を可能にしています。

コミュニケーションのコツは頭の中のイメージを共有する

-コミュニケーションの齟齬を無くすことも生産性を高める1つの手段だと思うのですが、何か気をつけていることはありますか?

わかりやすい言葉を使うことです。相手の頭の中のイメージと自分の頭の中のイメージが異なると会話に齟齬が生じやすいので、そこは気をつけるようにしています。もう1つは、要点を始めに伝えること。これも相手の頭の中にまず、伝えたいことの概要のイメージを持ってもらうために大事なことです。

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-仕事をする上で、集中力を持続するために行っていることはありますか?

まず集中力が切れる時間帯を自覚すること。例えば、食後や長時間の会議の後で疲れが溜まっているタイミングなど。そういう時は、時間を決めてあえて集中しないことにしています。 後は、どんな小さい仕事でも期限と取り組む時間を設けているので、その時間の中で終わらせるように自分を追い込んで仕事をしています。

モチベーションを保つためには常に高い視点で仕事を考えること

-モチベーションを高く保つためには、何か行っていますか?

モチベーションコントロールという点では、自分の仕事の意義を常に高い視点で考えて仕事をするようにしています。例えば、電話一つにしても、アポイントを取ること、契約を取ることを目標にしている場合は、意義の視点が低い状態と言えます。逆に、Syncがビジネスインフラとして広がれば、お客さんがよりクリエイティブな仕事に取り組めるようになり、社会に大きなインパクトを与えることに繋がる。自分はその一端を担っているんだ、と考えている場合は、意義の視点が高いと言えます。このように自分の視点を変えるだけで、電話一つでも大きな意味があるんだ、と考えて取り組むことができる。

-とはいえ、例えば電話をかけ始めたばかりの頃や、慣れない頃のメンバーは、それを意識するのは難しい場合もあると思いますが、その際はどうしていますか?

繰り返し伝えて、メンバーのインプットの回数を多くしています。もしくは、ポストイットなどで自分たちの仕事の意義を可視化し、それを見える場所に貼っておくように言っています。そうすることで、いつでも何のために自分は仕事をしているかに立ち返ることができるようにしています。

-会議の生産性を高めるために、意識して行っていることはありますか?

どんな種類の会議にせよ、事前準備が一番大事だと思っています。相談内容がある時や決議事項がある時は、事前に情報を共有し、消化すべき事項を整理して会議に臨むようにしています。ただ、悩み事の相談などは、あえて時間を区切らないでやることもあります。長々とやりすぎるのは違うと思いますが。

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-最後に、ご自身の生産性を高めるために参考になった本を教えてください。

1つ目は、「理科系の作文技術」(木下是雄著 中央公論新社)です。思考の整理に非常に役立ちました。仕事とは、与えられた課題を因数分解し、自分のフレームワークに落とし込んでいくことだと思うのですが、その整理の方法がわかりやすく述べられています。これを読んでから、間違いなく仕事のスピードが上がりました。

2つ目は、「Lean UX ―リーン思考によるユーザエクスペリエンス・デザイン (THE LEAN SERIES)」(ジョフ・ゴーセルフ著、坂田一倫監修 オライリージャパン)です。チームビルディングに役立ちました。チームが高いモチベーションを維持し、その状態で仕事に取り組むことが、良いものを生み出すことに繋がるということが書かれています。

まとめ

  • 常に自分がやるべきことを可視化しておく
  • 悩む回数を減らし、エネルギーを割くべき場所に十分に注ぐ
  • モチベーションを高く保つためには、自分が仕事をしている意義を明確にすること

すべての物事を可視化し、生産性を高めることにより、自分と周りの生産性をぐっと高めるの逆瀬川の仕事術。 自分がやるべきことを客観的かつ網羅的に把握し整理することはすぐにでも取り入れることができそうです。 仕事のスピードを上げたいと思っている方がいたら是非取り入れてみてください。

仕事のスピードを上げるという点では、社内のコミュニケーションの迅速化も必要不可欠。 いらない会議や、無駄なメールなどを減らして、よりクリエイティブかつ効率的な仕事がしたいと思ったらこちら