読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

夏休みの宿題と普段の仕事は同じ!? 仕事のスピードを圧倒的に上げる方法

こんにちは! Syncブログ編集部です。

チームの生産性を倍にするSyncに関する様々な情報を発信するSyncブログ。

今回は、あなたの仕事の効率を上げるための情報をお届けします!

社会人の仕事と小学生の夏休みの宿題は同じ?

f:id:wantedly-dojo:20160810173010j:plain

突然ですが、あなたが小学生だった頃の夏休みを思い出してください。

スイカ割り、プール開き、虫取り、家族旅行などなど。サンサンと照る太陽の下で、たくさんの思い出を作られたと思います。 ただ、今思い出して欲しいのはそこではなく、皆さんが大嫌いだったアレです。

そう、夏休みの宿題です。

漢字の書き取り、読書感想文、数学ドリル、理科の自由研究、絵日記。

遊びたいのに宿題のせいで! と一度は思ったことがあると思います。

ところでこの夏休みの宿題、いつやっていましたか?

漫画などでは、8月31日に必死になって宿題をやる姿が描かれることが多いですが、あなたはどうだったでしょうか。自分もギリギリになってやってたなぁ、と思い出す人もいるのでは。その時とにかく焦って、「間違ってもいいから空欄を埋めないと! 提出しないと!」なんて気持ちになっていたのではないでしょうか。

もしこれに似た感情を、今の仕事でも感じるようなことがあるのなら、それがあなたの仕事の効率が悪い原因の1つかもしれません。

夏休みの宿題に締め切りが設定されているように、普段の仕事にも締め切りが設定されています。例えば、10日後にあるクライアントとの打ち合わせの企画書を作って欲しいと頼まれたとします。

さて、どうやってスケジュールを立てますか?

ここで、上司やクライアントからの情報をさらっと見て、なんとなく3日でできそうだから、締め切りの3日前から始めれば大丈夫だろうと思ったとします。もうその時点でアウトです。

夏休みの宿題の例を思い出してください。次の日に学校を控えたあなたは、「とりあえず埋めよう!」の精神でドリルやノートを埋めていったはずです。誤字脱字、ケアレスミスは発生しますし、完成度も6割くらいでしょう。

夏休みの宿題なら先生に怒られて、成績が落ちるくらいでそこまで人生に影響を及ぼしません。が、会社の仕事は違います。信頼、時間、お金など、1人ではどうすることもできないことが沢山あります。それでは、どのように計画を立てることが正解なのでしょうか。

すべてのスケジュールは2:8の法則で立てる

f:id:wantedly-dojo:20160810173107j:plain

2:8の法則とは、元マイクロソフトの日本法人でwindouws95,98の開発に携わった中島聡さんの著書「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか(文藝社)」で述べられている仕事術です。

簡単に説明すると、仕事に費やす時間の2割で、仕事全体の8割を終わらせるという仕事術です。

例えば、10日間で企画書を作らなければならない場合、そのたたき台を最初の2日で8割のレベルまで持って行き、残りの8日間で細かいミスや、もっと詰めなければならない箇所等を修正していき、10日後にはほぼ完璧の状態に仕上げます。言ってしまえば、余裕を持って仕事に取り組め、ということなのですが、具体的にどうすれば余裕を持って仕事に取り組むことができるのか分からない場合、この仕事術は大変参考になります。

夏休みの宿題も初めのうちに終わらせてしまえば、残り日数を気にすることなく夏休みを満喫できますよね。このブログの筆者の私も、数学のドリルなんかはもらったその日の休み時間から始めてました。宿題はもしかしたら後から見返さないかもしれないですが、大事なのは心の余裕を持つことです。

1日のスケジュールも2:8で

f:id:wantedly-dojo:20160810173257j:plain

企画書作りに限らず、仕事はだいたい一人で行うものです。チーム会議やクライアントとの打ち合わせなど、人と会わないとできないことは、大概日中に行われます。それでは、あなたが集中して取り組まないといけない一人の仕事はいつやるべきなのか。

その悩みも1日を2:8で分けて考えます

1日で10時間ほど働くして、自分の一人で集中してやらなければならない仕事は、朝の2割の時間に集中して行いましょう。朝といっても、9時半に出勤した直後ではありません。出勤すると、嫌でも電話対応や急な打ち合わせなど、差し込みが入ってきます。ではいつやるのか。早朝です。

朝、早起きして電話もメールも、会話も起こらない時間に一気に集中して仕上げます。集中力を持続させるのは難しいので、気が散らないまとまった時間をとります。

この仕事術では、全体の仕事の8割を最初の2割で行うため、初めの何日かはもっと集中しなければならない時間があるかもしれません。ですので、午前中は会議を入れない、メールや電話にも出ない、ということを心がけてみたり、上司に交渉してみてください。

結局何でも早くやるに越したことはない

夏休みの宿題も期限付きの仕事も、何でも早くやるに越したことはありません。

この方法は企画書に限らず全ての仕事に応用できます。例えば、アポイント取りの電話。月の獲得件数目標が決まっているとすれば、初めの1週間で8割のアポイントを取る気概で電話をかけます。もちろん、1週間では難しいでしょう。ただ、初めの1週間でどれだけ取れたかによって、残りの3週間の戦略も柔軟に変えることができますし、最悪目標を変えるにしても、早い段階で報告ができます。また、アポが取れたら取れたで、心の余裕に繋がります。

ラストスパートで一気に追い上げていいのは、マラソンと水泳だけ!

普段の仕事は余裕を持って取り組みましょう。

チームの仕事のスピードを上げたいなら、ビジネスチャットSync。

参考文献:中島聡著「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である」(2016 文藝社)