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ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

【Sync活用事例インタビュー】NPO法人 二枚目の名刺 松井様・安東様

導入事例インタビュー -NPO

「1枚の名刺」を持つ社会人を主役に、「2枚目の名刺を持つきっかけ」を作ること、そして「2枚目の名刺を持ちやすい社会の雰囲気」を作ることに取り組む、NPO法人・二枚目の名刺様。

インタビューにご協力頂いたのは、常務理事の松井孝憲様とダイレクターの安東直美様です。

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最初のコミュニケーションを、気軽に

 社会人チームと共に、団体の事業推進に取り組む有期のプロジェクトである「サポートプロジェクト」のコーディネーターを務める安東さんは、社会人チームとパートナー団体の橋渡し役とも言える役割を担っています。Syncは、主に「サポートプロジェクト」でのコミュニケーションを円滑にするために使用していると語ります。

※「サポートプロジェクト」
社会人チームとNPO等の団体が一緒になって、社会課題解決などの事業推進に取り組む有期のプロジェクト。普段は、リモートでのコミュニケーションが中心のスタイルで実施される。

安東:Syncを使うことによって、“初めの挨拶”が活発になりましたね。メーリングリストだと「◯◯です。よろしくお願いします」という挨拶が2〜3日に1度あるかないか。あまり会話も続かなかったんですね。しかしSyncを導入したことによって、非常に活発に会話が交わされるようになったので、コミュニケーションが円滑になったと実感します。

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松井:Syncを導入するまでは、メーリングリストを使用していたんです。メールだと「いつもお世話になっております」というような形式的な挨拶があったり、あるいは言葉のひとつひとつを選ぶのに気を遣ったりも。Syncはチャットベースなので、最初のコミュニケーションを、より気軽な形で行なえるのは嬉しいです。

情報を持っている“度合い”がイーブンになる

「言葉を選ぶ」メーリングリストでのやりとりに限界を感じ始めたのは、今から2年前だとお二人は語ってくれました。

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松井:「このメールをメーリングリストで流しても良いのかな?」と思うようなことで悩んだり…。そうした「重要でありながらも些細な情報」をメーリングリストに1度流し始めると、それこそ何十件ものやりとりがあって、情報がどんどん埋もれてしまうんですね。
安東:そうしたことを防ぐため、例えばメーリングリストを用いずに個人的なやりとりで終始してしまうことが起きてしまいます。だから、「情報を持っている度合い」が個々人で変わってしまうんですよね。「いつの間にそういうことになってたの!?」というような…。
松井:チャットで即時に連絡が取れるSyncなら、メンションを付けるだけで「自分に関係のある情報」かどうかが分かるので、どのメッセージを見るべきか一目瞭然ですよね。情報が埋もれてしまう、ということは無くなりました。

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メンションとは「@」の後に名前を入力すると、自動でその相手に通知がいく機能です。「@グループ」と入力すればグループ全員に通知することも可能です。

安東:メンション機能は本当に有効ですね。「自分に話しかけられているから、答えなきゃ!」と思いますし、コミュニケーションのスピード感も上がります。

Syncを知ったきっかけ

 Syncを知ったのは、Wantedlyの松本知磨氏からの紹介がきっかけなのだそう。

松本:二枚目の名刺さんは、多様なバックグラウンドを持つ社会人メンバーでプロジェクトを進めていくスタイルですよね。外部の人とのやり取りが気軽に行えるだけでなく、どんな人でもスムーズに使えるSyncは、二枚目の名刺さんに打ってつけなのではないかと考えたんです。
安東:そういう経緯があって、「サポートプロジェクト」という場で「導入してみよう」と。

新たなコミュニケーションが生まれる

 2016年に入り本格的にSyncを使い始めたとのことですが、「変化」を感じたこととして「ちょっとした余談が生まれやすくなった」と松井氏は語って下さいました。

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松井:メーリングリストを使用していた頃は、なるべく誤解のないように言葉を伝えなければという思いが先行して、“情報の取捨選択”を慎重に行っていました。しかし、Syncを使い始めてからは気軽に情報のやり取りが行えるようになったので、「ちょっとした余談」が生まれやすくなったんです。
安東:確かにそうですね。この「ちょっとした余談」から新たなアイデアが生まれたりして、議論自体がより活発になりました。良い意味で、言葉を選ばなくなったイメージです。
松井:余談だけでなく、冗談も言いやすくなった感じですね。
安東:誰かが面白いことを言ったら「あはは〜(笑)」みたいなレスポンスがあったりして。そうした意味で、コミュニケーションが円滑になりましたよね。

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クラウドサービスとの相性

  「情報を貯めておけるDropbox、情報をすぐさま発信できるSync」二枚目の名刺さんは、DropboxとSyncを上手く使い分けながら活用しているのだそうです。

松井: Dropboxは情報を蓄積するためのもので、Syncはコミュニケーションのためのもの、という認識ですね。格納しておいた資料を効率的に探し出したいときにはDropboxを活用しますが、情報をすぐさまやり取りしたいときにはSyncを使います。
安東:情報をDropboxにただ格納するだけでは、人によって確認の漏れが生じる可能性がありますが、その“弱点”を補うのがSyncですよね。例えば、「◯◯というファイルをDropboxに入れたので、確認をお願いします」という連絡をSyncで発信することによって、確認漏れが防げます。
松井:ホワイトボードを使って会議をするときには、その内容を写真に撮ってSyncで発信する、ということはよくやります。移動中や、ちょっとしたスキマ時間にその写真を確認することによって、その日の議論を整理することができるので重宝してます。なので、僕は特にSyncを「情報の“塩梅を知る”ためのもの」として使っています。

機器によって使い分け!

 松井さんと安東さんは、個人のワーキングスタイルや、主に使用している機器に合わせて設定を細かく変えているのだと言います。誰にとっても、最も心地よい方法で利用できるのがSyncの強みかもしれません。

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Mac、Windows、iPhone、Android、Apple Watchなど複数のデバイスに対応しており、WEBからもご利用いただけます。

安東:Syncって、PCでもスマートフォンでも使いやすいのが良いですよね。
松井:僕は主にPCとスマートフォンでSyncを使っています。資料を作りたいときや、しっかり文面を作って共有するときはPCで、移動中なんかにちょっと情報をチェックするときはスマートフォンです。利用者側も上手く切り替えが出来るのが嬉しいですね。
安東:ちなみに私はSyncの通知設定を全てONにした状態で使っていて、情報の拾い漏れがないようにしています。
松井:僕は自分へのメンションが飛んだときにだけ、メールなどに通知が来るようにしていますね。通知が来たときにすぐ対応出来るように心がけています。
安東:“オフィシャル感”と“プライベート感”の良いバランスがSyncにはあるので、情報発生量が極端でないのも利点ですね。

Syncの柔軟性を最大活用

 メンション機能に始まり、クラウドサービスとの連携、そして通知設定のカスタマイズ…。Syncの持つポテンシャルを余すことなく最大活用している「二枚目の名刺」さん。

 100人いれば、そこには100通りのワーキングスタイルがあります。Syncはいつでも、二枚目の名刺さんをはじめ、働くあなたに寄り添いながら、チームの生産性を高めていきます。

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