ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

【ビジネスチャットSync事例紹介】グループ機能で内定者との信頼関係が格段に上がった 株式会社アクア/佐藤晶様

イラスト×デジタルという切り口で、世の中に新しい価値を提供し続ける、株式会社アクアさま。 テレビCM用絵コンテや、SNSゲーム用イラスト制作を主軸とし、アプリケーションの開発、人感センサーやオキュラスを使ったコンテンツの作成など、お客様の課題に合わせたものづくりを行っています。

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今回お話をお伺いしたのは、経営管理部の主任の佐藤晶(さとう ひかり)さま。現在は主に新卒採用や中途採用に関する業務を推進しています。新卒の学生とのやり取りがSyncを取り入れたことによって劇的に変わったと話す佐藤さま。一体、どのようにSyncを使っているのでしょうか。

メールに当てていた時間を別のことに使いたかった

-もともと社内で主に使っていたコミュニケーションツールを教えてください

佐藤:メールが主な手段でした。LINEやfacebookメッセンジャーなどのサービスも仕事に関する連絡手段として使うことはなかったですね。なので、ビジネスチャットツールも同様に使ったことがありませんでした。

-そのような状況で、ビジネスチャットツールであるSyncの導入に踏み込んだ理由はなんだったのでしょうか。

佐藤:同じ内容のメールを何度も打ち直して、一人一人に送ることを手間に感じてしました。そこにかけていた時間を他のことに当てたいと思っていましたね。加えて、LINEのようなチャットツールの使い勝手の良さは知っていたので、ビジネス向けに似たようなツールがあれば取り入れたいと思っていました。セキュリティの問題や、プライベートとの切り分けの問題で、LINEやfacebookのメッセンジャーは仕事で使うことができなかったので。

-他にもチャットツールがある中でSyncを選んだ決めては何だったのでしょうか。

佐藤:自分たちがチャットツールに求めていた機能を網羅していたことですね。気軽にコミュニケーションをとることができ、グループ作成数や、グループに招待できるメンバーの数が無制限な点。そして、大きなファイルの交換もできること。

もともと、採用媒体であるWantedlyの方を利用させていただいていたことも大きいですね。同じ会社が作るツールなら、きっと良いビジネスチャットだろうと思っていました。

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メールを使っていた時より内定者との信頼関係が格段に強くなった

-導入前に課題に感じていた点は解決しましたか?

佐藤:メッセージを何度も送る課題はグループ機能によって解決しました。メールに費やしていた時間が減って、採用関係の仕事により注力できるようになりました。プライベートとの切り分けももちろん解決しました。

-具体的には社内でどのように使っているのでしょうか。

佐藤:主に採用チームと内定者のグループで使っています。人数はだいたい20人くらいです。以前は内定者と繋がりがある窓口が自分だけだったので、内定者と社員のコミュニケーションが希薄だったと思います。また、メールだとどうしても一方的なやり取りになってしまうという問題も抱えていました。

今は、人事と数名の社員で構成される採用チームと内定者が1つのグループに入っていて、相互的なコミュニケーションをとることができるようになりました。チャットツールの良いところは複数人でお互いにメッセージを交換し合えることですね。

会社側はこれまでの実績や社内の情報を今までより多く発信できるように、内定者は気軽に質問を投げかけられるようになりました。内定者の会社理解や社員とのつながりが深まり、お互いの信頼関係がメールのみの時より格段に強くなっていると感じます。

-使っていて良いと思う機能はありますか?

佐藤:画質が下がらない点とプレビュー機能ですね。外出中スマートフォンでファイルをチェックしてもパソコン上でチェックする時と遜色ないのは助かります。

イベントでも利用して、学生が気軽に質問できる環境を作りたい

-現在は採用部の方で主に使っていただいていますが、今後こういう風に使っていきたいという展望はありますか?

佐藤:採用関係ですと、インターンシップや内定者研修などのイベントで使っていきたいと思います。公の場だと、学生から直接質問が来ることが少ないのですが、Syncを使えば気軽に質問できる環境を作ることができるのかなと。アカウントの登録が簡単ですし、バーコードリーダーを使えばグループ招待もすぐ出来る。スマートフォンのアプリ上の使い勝手もfacebookメッセンジャーと似ていてわかりやすいので、学生は難なく使いこなせそうです。

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(バーコードリーダーで簡単にグループ招待!)

それ以外だと、抱えているイラストレーターの皆さんにSyncを導入してもらいたいですね。イラストレーターさんは登録している数だけだと1000人を超えていて、メールでやり取りを管理するのは大変です。Syncならアイコンのおかげで誰からメッセージが来たのか視認しやすいですし、Adobe系のファイルの交換もできるので、イラストレーターさんとのコミュニケーションにかなり適したツールだと考えています。

-最後に、今後Syncの導入を考えている企業さまに向けてメッセージをお願いします!

佐藤:人事の視点ですと、学生とのやり取りがフランクにできるようになります。お互い堅苦しい雰囲気がなくなり、無駄なプレッシャーを学生に感じさせません。情報も気軽に共有できますし、学生も聞きづらいことを聞きやすくなります。採用の場面での活躍が大きく期待されるツールなので、ぜひ使ってみてください!

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まとめ

  • メールに当てていた時間が浮いた分、採用関係の仕事により時間をかけることができるようになった
  • 内定者がやり取りできる社員が増えたことで、内定者と会社の信頼関係が強くなった
  • 今後はイベントでも活用し、学生と企業が相互的に関わることのできる機会を増やしたい

Syncのおかげで関係性がオープンになり、内定者との信頼関係が飛躍的に向上したと語ってくれた佐藤さん。社内コミュニケーションツールとしてだけでなく、外部とのつながりも気軽に作れるツールとしてもさらに使いやすくなるよう改善していきますので、ご期待ください。

詳しくはこちらから。

エンジニアこそ質の高いコミュニケーションをとるべき理由 Wantedlyエンジニア森脇健斗の仕事術

「フリーランスの経験が、仕事を成功させるために大切なことを教えてくれた」

Wantedlyの社員に仕事術や、仕事のマインドについて聞く「Wantedlyの仕事術」
第5回は、学生時代にフリーランスとし活躍しつつも、最終的に就職という形を選んだエンジニアの森脇です。

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エンジニアの視点からの仕事術や、フリーランス時代に感じた仕事において大切なことを伺いました。

何をやらないかを決める

ー仕事を効率化する上で行っていることを教えてください。

個人の仕事の効率化に関しては、自分のやるべきタスクを週ごとにまとめています。日ごとのタスクは、寝る前に次の日にやるべきことをEvernoteに書いて整理する。朝起きて、その日やることが明確になっている方が、効率よく仕事を始めることができます。

僕は、Wantedly Feedというメディアプラットフォームを運営しているのですが、外部のディレクターとのコミュニケーションの質を上げることが、仕事の効率を上げるために重要です。いつまでに記事が上がってくるのか、ライターとのやり取りはどうなっているのかなど、他の人の進捗を管理することが大変です。

ディレクションを任されるようになった当初は仕事の管理がうまくいかず、自分の仕事に手が回らないことも。そこで周りの人にアドバイスをもらい、ディレクターや編集者とやり取りする時間を決め、習慣化することで、自分の時間をうまくとることができるようになりました。その代わり、相談する時間はしっかりとコミュニケーションをとる。全部同時にやろうとしては、どれも中途半端になってしまいます。やらないことを決めることが、仕事の効率を上げるコツだ思います。

自分が集中できる環境を理解すること

ー仕事に集中するために大切にしていることを教えてください。

集中するためには、自分が集中出来る環境を理解して、自分で作ることが大切です。

僕はエンジニアなので、コードを書く時間が一番集中すべき時間です。なので、1日のスケジュールの中でまずコードを書くために集中する時間を決める。書き始めたからといってすぐに集中できるわけでもないので、3時間ほどガッツリ時間をとり、イヤホンをして周りに干渉されない状況を作ります。

集中力が切れたら、GitHubに溜まったタスクを消化したり、ディレクション業務を行ったりなど、コードを書く以外の仕事に時間を使って頭を切り替えます。そのあと、少し休んでまたコードを書く。1日の仕事のルーティンを作ることが、集中するために気をつけていることですね。

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エンジニアこそ質の高いコミュニケーションをとるべき理由

ーエンジニア同士のコミュニケーションで気をつけていることはありますか。

僕がコミュニケーションで大事にしていることは2つあります。

1つ目は、声をかけるタイミングを見極めることです。突然のコミュニケーションで相手の仕事を妨げてしまうと、集中力が切れたり、アイデアが逃げたりすることがあります。なので、声をかけるタイミングや、Syncでメッセージを送るタイミングに気をつけています。

2つ目は、タスクに取り掛かる前に、進め方について納得するまで話し合うこと。間違った方向でコードを進めてしまうことほどもったいないことはないので、この時間は大事にしています。

作業が止まってしまったときは、相手の仕事を遮って話しかけることもあります。ただ、なるべくそうならないように、仕事が止まる要因を少なくするように心がけています。

フリーランスを経験して気づいた、大切なこと

ー学生時代フリーランスを経験して、感じたことを教えてください。

フリーランスを経験して感じたことは2つあって、1つ目は、仕事を成功させるためのコミュニケーションの重要さです。

フリーランス時代、実績を貯めていくと、一件何十万の仕事をする機会もありました。ただ、大学生だったので足元を見られることが多かったです。「大学生なのに料金高いね」とか「大学生の割にはすごいね」とか。大学生であることが自分の判断基準になっていることが当時は悔しかったです。自分は一人前のプログラマだと思っていたのに、仕事に対して正当な評価を受けることができない。

でも振り返ってみると、仕事を成功させるためのコミュニケーションの取り方に問題があったと思います。たとえば、不完全な仕様書を渡されたら、クラインアントが本当に求めていることは何かを考え、相談する。時間がなかったら、優先順位を確認する。プロジェクトを進める上での基本ができていませんでした。

2つ目は、一人だと自分の武器が増えないし、磨かれないということです。

フリーランスは、グーグルや本で調べた知識と、自分が経験で手に入れたものでしか戦えない。自分の知っていることがすべてになってしまう。僕はエンジニアの視点でしか話せませんが、周りにすごいエンジニアがいると彼らに刺激されて、成長速度も変わってくることを、今チームで働いてみて、実感しています。

-フリーランスを経験して良かったと思いますか。

フリーランスをやったことに後悔はしていません。早い段階で自分は思っていたほど凄くないことに気づかされたし、自分一人で働いていくことの難しさを知りました。だから、周りに流されて会社に入るのではなく、働く意味を踏まえた上で、納得して就職をすることができたと思います。

自分が楽しめそうなことを能動的に見つけていく

ー最後に、どうすれば仕事を楽しんで続けることができると思いますか。

自分がレベルアップしている実感を持ち続けることと、それを認めてくれる環境に自分を置くことです。できなかったことができるようになるとか、成果が少しでも上がり続けているとか。

自分ができることを見つけてやってみる。ダメだったら他のことにチャレンジしてみる。この2つを繰り返して、自分が楽しめそうなことを見つける。自分が成長していると実感し続けることが、モチベーションを保つことにも、仕事を楽しむことにも繋がっていく。結果的に、それが仕事の質を上げることにも関係してくると思います。

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まとめ

  • 効率よく仕事を進めるためには、やらないことを決めること
  • 仕事を成功させるためには、質の高いコミュニケーションをとり、お互いに納得感を持つこと
  • 仕事の質を上げ、楽しむコツは、自分がレベルアップしている実感を持ち続けること

一人でもくもくと作業をすることの多いエンジニアだからこそ、1回1回のコミュニケーションを大切にしている森脇の仕事術。一緒に働くメンバーや、クライアントの方と質の高いコミュニケーションをとることは、どの職種にも応用できる働き方ですね。

対面コミュニケーションに加え、リモートでのコミュニケーションをさらに充実させたい方は、Wantedlyの提供するビジネス向けチャットツールSyncを試してみてください。

【ビジネスチャットSync導入事例】他の人にも勧めやすいチャット/株式会社インデン 磯部信樹様

京都発信の企業として「新たな挑戦の歴史」を刻んでゆくことを掲げる株式会社インデンさま。2000年の設立以来、グループ会社を3つ持つまでに成長し、手がける事業も広告・クリエイティブから飲食・食品まで多角化させてきました。

今回は、そのグループ会社の中でも、急成長中のインバウンド事業に特化した株式会社インデンコンサルティングで、「SMILE CALL(スマイルコール)」事業を担当されている磯部信樹さまにお話をうかがいました。

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ビデオチャットでリアルに通訳者とつなぐ「SMILE CALL」

―御社は、どのような事業をされているのでしょうか?

磯部:「SMILE CALL」という通訳サービスを行っています。iPhoneやiPadを使ったサービスなのですが、ビデオチャットでリアルタイムに通訳者とつなぎ、英語や中国語、韓国語を日本語に通訳できます。

その他、弊社には中国出身の社員がいるのですが、微博やWECHATなど中国のSNSやブログでフォロワーの多い方に、お客様の商品やサービスを告知・拡散していただく「SMILE PRODUCTION(スマイルプロダクション)」というサービスがあります。

―現在、Syncは主にどういった場面で使っていますか?

磯部:基本的には、全体のタスク管理と案件ごとの情報共有ですね。軌道に乗った案件については、その後のフォローができているかとか、いつ受注に至りそうだとかいったことを共有しています。

どんどん便利になっているという実感

―Syncを使う以前は、社内でどういった課題があったのでしょうか?

磯部:Google HangoutやChatworkを使ったことはあったのですが、定着しなかったんですね。Hangoutは無料で使えるのですが、ファイル共有やグループスレッドといった点でうまくいかないことがあり、Chatworkは無料でできる範囲が限られているので、導入への敷居が高いなというところがありました。

その点に関して、Syncは無料なので導入のハードルが低く、使い始めてからもどんどん便利になっている感がありますので、その辺りは助かっています。

国産のサービスなので周囲に薦めやすい

―ありがとうございます。特に便利になっていると感じられたのは、どういった点ですか?

磯部:office系ファイルのWordとかExcelのプレビューが見られるというところです。illustratorやPhotoshopのファイルも同様に見ることができていいですね。

最近の更新では、個人としてはTrelloとつながったのは助かるなと。もともとTrelloやSlackは使っていたんですが、英語だったり日本語になっていても翻訳がおかしかったりするので、国産のサービスで同じように使えるものが出てくると、周囲には薦めやすいですね。

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Slackとの比較

―Slackとの比較で他にも感じた点があれば教えてください。

磯部:やはりSlackはかなり便利だな、という印象はあります。ただ、僕としてはTrelloやGoogle Driveが使えれば十分なので、Trelloに対応したことでSyncが追いついたという感じがします。

―他の方にもSyncを薦めたいと思われますか?

磯部:これからは社外の人にも「Syncでやり取りしませんか」と言っていきたいと思っています。社内では、SMILE CALLに関する案件以外の人も使い始めている状況です。社外の取引先の方を検索で見つけることもできるので、Syncがもっとメジャーになることを期待しています。

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まとめ

インデン様がSyncを導入した3つのポイント

  • 導入のハードル低さ

  • WordやExcelをプレビューで容易に閲覧可能

  • 無駄な機能がなく、シンプルで使いやすい

多くのIT企業がしのぎを削る中国市場など、国内の枠に留まらずマーケティングや広告事業を展開する株式会社インデン様。今後のさらなる発展が期待されますが、Syncもそれに負けないよう、進化を続けていきます。

社内外で使えるビジネスチャットのSyncは、今回ご好評をいただいたTrello連携の他にも日々改善を続けています。完全無料で利用ができますので、ぜひ試してみてください。

お申し込みはこちら

常に自分が決断しているという意識を持つこと WantedlyCTO川崎禎紀の仕事術

「「川崎さん、もうやらないでください」と言われたい」

Wantedlyで働く社員の仕事術や、仕事のマインドをお届けする、「Wantedlyの仕事術」 第4回は、Wantedly最高技術責任者の川崎です。

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Wantedlyメンバーの一員として、一人のエンジニアとして、CTOとしての3つの側面から、仕事術や仕事に関するマインドについて伺いました。

仕事の効率を高めるには、タスクを覚えないこと

-仕事を効率的に進めるために工夫していることを教えてください

自分のタスクを覚えないことです。僕は一緒に働く人が多く、抱えている案件もたくさんあります。自分がやるべきことを全部覚えておこうとすると、それだけで脳の容量を使ってしまう。脳の容量は一定なので、そこにエネルギーを注ぐのは非効率です。また、頭の中だけで覚えておくと優先順位がわからなくなり、緊急性が高いものだけこなし続ける事態にもなりかねません。

緊急性が高くないけれど重要な案件を早めにこなすため、タスク管理ツールにわかっている予定はすべて打ち込んでいます。その代わり、頭の中でスケジュールは立てません。管理ツールには、日付と優先順位だけを打ち込んでいます。日付が近くて、優先順位が高いものからどんどん消化していくだけなので、仕事のスケジュールで頭を悩ますことはありません。

-優先順位はどのように判断していますか?

仕事の重要度の判断基準は2つ指標があって、1つは締め切りの有無、もう1つは自分以外の人でもできるかどうかです。自分以外でもできる仕事は、他のメンバーに振るようにして、自分が関わらないと進まないタスクを優先的にこなすようにしています。一方で、長期的にスケジュールを組まないといけないことは重要だけど、忘れがちになってしまうので、数ヶ月に一度進捗状況を振り返るようにしています。

メッセージのやり取りに関しては、30秒で返事ができるものと一度考える必要があるものに分けて考えます。すぐ返せるものは、とにかく素早く返して溜めない。Sync上だと5秒くらいで返せることもあるので、メールを使っていた時より、処理スピードが上がりました。考える必要があるものは、まとめて後で対処する。ただ、依頼されたものは相手の仕事の進行に関係があるため、なるべく早く返すようにしています。

-効率よく時間を使うために行っていることはありますか?

手っ取り早くできる時間短縮術は、会議の時間を半分にすること。多くの人が会議の時間をデフォルトで1時間で確保しがちだと思うのですが、それを半分の30分にしてやってみる。すると、会議に参加するメンバーの事前準備の重要性が増し、本当に話し合うべきことだけが議題に上がります。また、会議前に目的を共有し、事前に意見を集めておくと、チャット上で先に議論が一周回るので、よりスムーズに会議を進めることができます。

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あえて人が選ばないキャリアを選ぶわけ

-エンジニアとして他者と違う存在になるために意識していることはありますか

他の人が選ばないキャリアを選ぶこと。例えば、僕のファーストキャリアはゴールドマンサックスのテクノロジー部門、トレーダーやオペレーションなどの社内の人が使うシステムを開発する役割です。僕が就職活動をしていた頃、コンピューター科学専攻の同期は3分の1が博士課程、3分の1が企業の研究所、残りはSlerに進むのが定石でした。外銀のテクノロジー部門など、当時は知っている人は知っているくらいの部署。外資金融の花形といえば、それこそCEOの仲さんが勤めていたセールス、それからもちろんトレーダー、バンカーなどです。

それでも僕がこのキャリアを選んだわけは、他の人が選ばないような道に進む方が、自分の価値を高めることができると思ったから。

Wantedlyに転職した理由の1つも同じです。当時、テクノロジー部門で働く人の転職先の多くは別の外資金融機関。そんな中、周りの人が選ばないようなスタートアップ企業に転職したほうが、長期的に見てエンジニアとして、自分だけのキャリアを形成できると考えました。

エンジニアだけでなく、どんな職種の人でも、他の人が選ばないキャリアを選ぶことが、自分の価値を高めることにつながると思います。

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極論、自分をクビにして欲しい

-川崎さんはCTOとして採用にも関わっていますが、採用に関して意識していることはありますか

自分よりできる人を連れてくることです。CTOは最高技術責任者と訳されますが、CTOが会社の中で一番技術力の高い人になってはいけない。自分より優秀な人を採用しないと、どんどん会社全体のレベルが下がってしまう。昔、Aランクの人はAランクの人を連れてくるけど、Bランクの人は保身に走ってCランクの人しか連れてこない、という話を聞いたことがあります。だから僕は、自分をクビにしてくれるようなSランクの人を採用するように心がけています(笑) もちろん、入ってくる優秀な人たちに負けないように普段から自分のスキルを上げる努力は怠りませんが。

-自分より優秀な人かどうかは、どのように判断していますか?

自分でまずやってみて自分ができる範囲を理解しておくことが一番手っ取り早いですね。PR、マーケティング、採用担当など自分の専門外の領域は特にそうです。自分でできる範囲がわかると同時に、プロならこれくらいできるかなと判断できる。

Wantedlyの採用フローでは、必ず候補者と一緒に課題に取り組むのですが、自分が困ったことに対してどうアウトプットを出すのかも基準の一つです。自分が考えつかなかったアウトプットを出してきたら、その部分においては自分より優秀だと判断できますから。

自分がやっているんだという気持ちを持つ

-最後に、どうすれば仕事を楽しむことができると思いますか?

あらゆることに自分が決断しているという意識を持つこと。仕事がつまらない理由は、やらされてる感があったり、仕事に意義を感じることができないから。無理やり感じさせられる意義では、やる気も出ないし、楽しくないのも当然。自分が決断している回数や自分の意思でやっているんだと思える時間が多ければ多いほど、仕事は楽しくなると思います。

僕も、エンジニアメンバーに指示を出すとき、最終ゴールのすり合わせだけしっかりとやり、到達手段は各々に任せるようにしています。細かいところまでマネジメントしてしまうと、メンバーのやる気も下げるし、こちらも必要以上に時間をとることになってしまいますから。

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まとめ

  • タスクは優先順位と日付で一括管理。頭の中には残さない

  • 自分の仕事やキャリアの価値を高めるには、人とは違う道を選ぶ

  • 採用は、自分をクビにしてくれるくらい優秀な人を取り続ける

仕事の優先順位や、キャリアの選び方、採用の基準、すべてに自分の尺度を持ち決断し続ける川崎の仕事術。メッセージの返事の仕方など、今日から実践できることも多いです。最後に川崎が述べたように、なんでも自分で納得して決断し続けているからこそ、楽しく働き続けることができるのでしょう。

川崎はこのブログで紹介しているSyncの開発にもがっつり関わっています。 自分の道を進み続けるWantedlyのCTOの作ったプロダクト。

知りたい方はこちらから。

【ビジネスチャットSync事例紹介】 社内の情報共有が一気に容易に/ 株式会社リゾーム 須貝智裕様 海老沼優様

情報を活用したマーケティングとマネジメントによって、企業の課題解決を支援する株式会社リゾームさま。システム導入、コンサルティングから教育まで、幅広く事業を展開しています。今回は、教育事業部でマネージャーを務める須貝智裕(すがい ともひろ)さまと海老沼優(えびぬま ゆう)さまに、Syncをどのように活用しているのか聞きました。

株式会社リゾームとは

―御社は、どのような事業を展開されているのでしょうか?

須貝:システム事業部と教育事業部という二つの事業を展開しています。システム事業部の方はいわゆるシステム開発がメイン、教育事業部の方はITを使った教育サービスなどを行っています。私たちは教育事業部の方になりまして、主に他社の新入社員向けに研修をやっています。

講座内容はJavaのプログラムがメインですが、少しずつJava以外の分野にも手を広げている段階ですね。お陰さまで、新人研修のプログラムや毎月開催している講座も、毎月受講生をお預かりしている状態がずっと続いています。ITの教育会社はまだ珍しいので、システムと教育の両方をできているのは強みかなと思っています。

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Syncは資料のやり取りに関して一番優れていたツール

―現在、Syncは主にどういった機会で使われていますか?

須貝:主に事業部内での資料共有や連絡で使っています。

―Syncを知ったきっかけは何ですか?

須貝:採用のためにWantedlyに登録していて、Wantedlyの社員さんから聞いたのが初めてですね。それまでは主にSkype、事業部内ではLINEやGoogle Hangoutを使っていました。

―Syncを導入する決め手となったのは何だったのでしょう?

須貝:試してみようと思った理由としては、資料のやり取りをするうえでSyncの機能が優れていたということが一番大きいかなと思います。プレビュー機能のおかげで、簡単に資料の確認ができるようになりました。

また、アカウントの開設が簡単な点も決めての一つです。外部の講師の方に仕事を依頼する際の障壁が低くなったと感じます。facebookのアカウントは今では大体の方が持っているものなので、頼みやすくなりました。

新しく入ってきた人への情報共有が容易に

―Syncを使う以前は、社内でどういった課題があったのでしょうか?

須貝:Skypeで新しく入ってきた人に資料や会話内容を共有できなかった点です。また、ネットワーク環境が遅いと、Excelのファイルの重さによってはダウンロードに時間がかかることも課題に感じていました。今では、Syncのおかげで、資料のやり取りをスムーズに行うことが可能になりました。情報の伝達速度も上がりましたね。

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―導入の際、手間やコストの面で問題はなかったでしょうか?

須貝:手間やコストにかかるデメリットと、導入後のメリットを考えた時、今後のことを考えると後者を優先すべきだと思いました。全く問題がなかったとは言えないかもしれません。ですが、それを超えて余りあるメリットがあると信じています。

今後Syncに欲しい機能

―では、Syncにあったらいいなと思う機能はありますか?

須貝:例えばスカウトなど、Wantedlyの採用管理機能の側ともっと連携させたらさらに使い勝手が上がると思いますね。あんなに素晴らしいシステムがあるのに、十分連動していないのは、もったいないと思います。実際に募集に対して応募があるとSyncと管理側を行き来することが何度かあって、その行き来がしづらかったりするので、別タブで開いたりできるといいですね。

海老沼:写真をまとめて送る機能が欲しいです。以前、次回の集合研修の場所を探していて、携帯で写真を撮って共有しようと思った時、せっかくなのでSyncで試してみようと思ったんです。画像の質が下がらないのはLINEよりいいと思ったのですが、一枚一枚送るのでちょっと時間がかかってしまったなという印象がありました。

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―最後に、Syncに興味を持っている方に向けてメッセージをお願い致します。

海老沼:私は学生のとき、バイト先の店長にアドレスとかLINEを教えるのは苦手なタイプだったので、仕事をプライベートと切り分けたい方はぜひ、使ってみるとよいと思います。

須貝:正直私は、Syncを最初に見たときは、よくあるチャットツールだなという所感でした。ですが、使っているうちにどんどん機能が増え使いやすくなってきて、ユーザーのことをしっかりと考えているツールなんだと、今では思っています。今後、採用の部分と組み合わせることができれば、使い方も機能もたくさん増える可能性もあるし、これからに期待が持てるツールです。

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まとめ

  • 資料共有が容易になり、情報共有がスムーズに
  • 導入の障壁が低い
  • 今後、Wantedlyの他のツールと組み合わせて使うことができそう

Syncの改善すべき点も交えながら、率直な意見をくださったリゾームの須貝さまと海老沼さま。その期待に応えられるよう、今後も改善を重ねていきたいと思います。

Syncをご利用していただき、インタビューに答えていただける団体を募集しています。お申し込みはこちら

ビジネスチャットが解決する仕事の生産性に関する10の課題

メール処理、タスク管理、外注先とのコミュニケーション。 日々、より効率的に処理したいと思っていることはありませんか。

メールのやり取りや会議などのコミュニケーションだけでも、1日の約40%の時間を使っているというデータがあります。

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生産性を上げるための近道は、社内及び社外のコミュニケーションが抱える課題を解決すること。Syncは、あなたが抱える仕事の生産性の課題を解決します。

【1】重要なメッセージを見逃す

メールの場合、気づかないうちに重要なメールが2ページまで流れてしまったということが起こりえます。それが重要なメールだった場合、大問題です。Syncにはメンション機能と呼ばれる機能があり、メッセージを名指しで送ることができます。誰に何を送ったのかを明確にし、グループ内で情報共有も同時に行えます。後々、自分宛のメッセージもまとめて検索できるため、見逃すことがありません。

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【2】毎回打たないといけない定型文

メールで面倒なのが、件名、定型の挨拶、文末の署名を打ち込まなければならないこと。伝えたいことだけを伝え合えるようになれば、仕事のスピードも格段に上がります。特に、社内とのやり取りまで堅苦しいメールを行うのは非効率的です。ビジネス用のチャットであれば、最低限の礼儀を保ちつつ、スピーディなコミュニケーションが可能に。LINEのような感覚で返事ができるため、メールの返事のような煩わしさもありません。

【3】情報の共有が上手くできない

複数人にメッセージを送りたい場合、メールだと毎回CCに送る相手のアドレスを入れなければなりません。アドレスを探すのも面倒なことに加え、時折アドレスの抜けが起きることも。チャットツールなら一度グループを作ってしまえば情報の抜けはありえません。加えて、グループ名をつけることができるため、何の話をしているのかわからない、ということも防ぐことができます。Syncならこうしたグループを数に制限なく作成できます。

【4】必要なメッセージやファイルが埋もれる

添付ファイルの開封が後回しになってしまい、どこにファイルがあるのかわからなくなる。クライアントとのやり取りで使っているファイルが一箇所にまとまっておらず見つけるのが面倒。Syncではグループ内で一つの場所にファイルがまとめられているので、見つけるのが簡単です。

【5】プライベートとビジネスの混同

すでに社内でLINEやfacebookメッセンジャーを使っている場合、気になるのがプライベートとの住み分けです。第一に、仕事用のグループとプライベートのグループが乱立し、探すのが面倒です。また、女性や若年層の方は特にだと思いますが、プライベートのアカウントをすすんで教えたくないと思う人も多いです。加えて、仕事中にLINEを開くこともはばかられます。ビジネス用のチャットなら、自分のプライベートを仕事の場に持ち込む必要はありません。

【6】大容量のファイルを送るのに手間がかかる

メールでもプライベート用のチャットでも困るのが大容量のファイルの添付。Syncは1ファイルあたり、100MB以下なら圧縮の必要なく送ることが可能です。複数のデータが入っているファイルも、デスクトップやデータフォルダからのドラッグ一つで保存されているデータをすべて送ることができます。

【7】データのダウンロードに時間をとられる

送られてきたファイルの解凍やダウンロードは、ものによっては時間がかかってしまい面倒です。また、Adobe系のファイル(イラストレーター、フォトショップなど)やOffice系のファイル(ワード、エクセルなど)は特定のソフトをダウンロードしていないと、一般的には見ることができません。Syncには、プレビュー機能というファイルをダウンロードすることなく確認ができる機能があります。

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【8】管理しきれなくなった、タスク管理ツールやスケジュール管理ツール

タスク管理ツールや、スケジュール管理ツールなど、仕事を効率良く進めるために使っているはずのものの整理に追われていませんか。SyncはGoogle Calendar、GitHub、Trelloなど優れたツールと提携をしており、Sync上でスケジュールのリマインド、やり取りの閲覧が可能です。

sync-blog.wantedly.com

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【9】外出先でデータの確認が難しい

大事なクライアントとの打ち合わせの前や、移動中の電車の中など、パソコンを開くのが難しい場面でも、SyncのスマートフォンアプリはPC上で扱う時と遜色なく使用できます。スマートフォンの使い勝手に合わせて、フリック一つでグループ内で共有されたファイルの閲覧が可能。もちろんプレビュー機能も使えます。iOS、Anroid両方に対応しています。

【10】社外メンバーとのやり取りがスムーズにできない

メールやLINEでは外出中のメンバーや社外のメンバーがオフラインかオンラインか判断するのが難しいです。Syncでは相手のオンラインかどうかの判断が一目で可能。相手が都合のいいタイミングでメッセージを送ることができます。また、オフラインの場合でもメッセージはすべてバックログで受信します。

まとめ

Syncに限らず、ビジネス向けチャットツールを社内に導入し、仕事の生産性を高めている企業の数は年々増えています。メールや、プライベート向けチャットを連絡ツールとして使っている企業は、一度検討してみても良いのではないでしょうか。

チャットツール導入の際に気になるセキュリティ面ですが、Syncは全ての通信を、TLS プロトコル v1.2 (SSL)を用いて暗号化しており、第三者が確認することはできません。

以上のSyncの機能はすべて無料でお使いいただけます。 メッセージ数、ファイル共有数、グループの作成数、メンバーの招待数は無制限です。

Syncのさらなる詳細についてはこちら。

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【ビジネスチャットSync事例紹介】個人事業主流のビジネスチャットの使い方 【渡辺事務所 渡辺達文様】

「中小零細企業が情報を活用して仕事の生産性を高め、新しいことにチャレンジ出来る社会の実現」をミッションとし、ITを用いた仕組みづくりやセキュリティ対策構築、パソコンの講習など、多岐にわたる仕事を行なっている渡辺事務所さま。

代表の渡辺達文(わたなべ たつふみ)さまは、個人でもNPOの団体への所属や、音楽イベントの企画・運営を行うなど、様々な活動をされています。

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同事務所含め、渡辺さまがどのようにビジネスチャットツールSyncを使っているのか伺いました。

事務所立ち上げのきっかけ

-そもそも、この事務所を立ち上げたきっかけはなんだったのでしょうか?

渡辺:もともと前職の関係などから、中小企業の社長さんとの付き合いが多かったのですが、多くの企業でITの知見不足を感じていました。例えば、社内のセキュリティが甘い、ITの力を使えば簡単になることができていないといった問題です。そう言った方々の問題を解決して、少しでも仕事の環境を良くしたいという思いからこの事務所を立ち上げました。

Syncの使い方

-Syncを使い始めたきっかけはなんだったのでしょうか。

渡辺:今まで使っていたFacebookのメッセンジャーや他のチャットツールに使いにくさを感じていたためです。無料だとグループ数に制限があったり、使いやすさの面でいろんな人に勧めるには敷居が高かった。仕事とプライベートが混ざってしまう点にも問題点を感じていました。また、他業種の方とお仕事をすることが多いので、ITの知見がそこまでなくても気軽に導入できるツールがいいと思っていました。

そういった条件を満たしたツールを探していたところ、Syncに出会いました。無料にもかかわらず、かなり利便性の高い機能を備えていたので、導入に踏み込みました。

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-現在はどのようにSyncを使っていますか?

渡辺:基本的に複数人のやり取りはSyncでグループを作って行っています。情報の共有やファイルの送信をメインに行っています。LINEで連絡を取り合っていた時は、大量のファイルや文章を送るのには不向きだと思っていたので、助かっています。すべてのクライアントの方とSyncでやり取りができているというわけではないのですが、できればどんどんSyncに移行していきたいと考えています。

(Syncでは1ファイルあたり100MGまで圧縮の必要なく、相手に送ることができます)

-Syncのようなツールに慣れていない方でも難なく使用できていますか?

渡辺:ビジネスチャットツールというと敷居が高そうなイメージですが、実際はLINEやメッセンジャーの使用感と大差ないので使いこなせています。特定の人しか使わないような機能が無くてシンプルなのが逆にいいです。

Syncを使っていていいなと思うポイント

-使っていてここがいいな、と思うポイントはありますか?

渡辺:まず最初にシンクマとペンギン(両者ともSyncの公式キャラクター)がチャット上で使い方をチュートリアルしてくれるところですね。使い方はシンプルでとてもわかりやすいのですが、それでも慣れていない方などが導入に踏み切る壁を下げていると思います。

次に、パソコンのブラウザ上でも使える点も挙げられます。アプリケーションをダウンロードしなくても使うことができるのはセキュリティ的にも助かります。仮にパソコンを無くしたとして、アプリで常時開いていると悪用される危険性がありますが、ブラウザは持ち運ぶ際はいつも閉じるようにしているので、その心配もありません。

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今後の渡辺事務所の展望

-今後Syncをこういう風に使っていきたいという考えはありますか?

渡辺:リアルな場のコミュニケーションでも使っていきたいと思います。私はセミナーを開くことも多いのですが、Syncでイベントのグループを作って、参加者とのコミュニケーションを積極的に図っていきたいです。Syncはクローズドな環境なので、参加者からの発言がより活発になると思います!

また、自分が所属しているNPOの団体でも使っていきたいですね。決まったチャットツールを使っているという団体以外は提案してみたいと思います。

-最後に、Syncの導入を考えている方に向けてメッセージをお願いします!

渡辺:ビジネスチャットツールではありますが、使った感覚としてはLINEなどに近く、特に戸惑うことがなかったです。初めてビジネスチャットツールに触れる人でも使い易いツールだと思います。機能も過不足ないですし、コミュニケーション速度を上げたい人は是非使ってみてください。

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まとめ

  • 人に勧めやすい

  • 送信可能なファイル容量が大きい

  • セキュリティ面の安心できる

という理由から、Syncを使っていただいている渡辺事務所さま。

個人事業主の方や、ビジネスチャットに慣れていない方でも簡単に使い始めることができるので、現在チャットツールの導入を検討されている方は是非syncを使ってみてください!

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