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ビジネスチャットSync(シンク) 公式ブログ | Wantedly

無料で使えるビジネスチャットSyncの使い方や、仕事術・コミュニケーションに関する記事などを紹介します。

「SNSに抵抗があったにも関わらず、今ではSync無しでの団体運営が想像つきません」Japan Glocal Alliance/武藤淳様,山本理紗子様

導入事例インタビュー -NPO

GREEN HEARTS(エネルギー・環境問題への取組みを通じた、発展途上国の未電化地域を対象とする教育支援等を目的に東京大学の学生を中心として2012年に設立された東京大学 国際協力学生団体) と、Your Local Club(日本国内各地における地域おこし活動への協力を通じた、地域活性化と都市農村交流の推進等を目的に2014年に設立された地域おこし協力学生団体 )の2つの団体から構成されている、東京大学届出学生団体のJapan Glocal Allianceさま。高校生から社会人まで、様々なバックグランドを持った方が年齢の壁を超えて、協力し合い、日々活動されています。

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お話を伺ったのは、会長の武藤淳さまと、GREEN HEARTS部長の山本理紗子さま。元々メールでのコミュニケーションが主だった同団体が、Syncを使い始めた理由とその後改善されたことについて伺いました。

メールでのコミュニケーション効率の悪さを改善したかった

-Syncを導入するに至った理由について教えてください。

武藤:元々、団体内では、メールとLINEを主に使っていました。日程調整や、イベントの出欠確認は主にメールで、メンバーの一部は各々がLINEグループを使ってやりとりをしていました。

しかし、メールだと返信率が悪く、結局個別でメールを送らなければならないことが多かったです。また、学生団体のため、メーリスだと年度ごとにメンバーの入退場をさせなければならず、多少なりとも煩わしさを感じていました。

一方、私はSNS系のツールがもともとあまり好きではなく、弊団体で使うことに若干抵抗を感じていました。そこで、メールに代替するツールかつ、LINEよりもビジネスライクなツールを探していた時に出会ったのがSyncでした。

-SNS系のツールを使うことに抵抗があったにもかかわらず、Syncの導入に踏み切った理由はなんだったのでしょうか。

武藤:一番の理由は団体の円滑な運営ですね。先ほど述べたようなコミュニケーションにかかる工数を減らしたかった。また、山本のような若いメンバーから、メールよりもチャットツールの方が効率が良く、やりとりがしやすいという声も上がっていたことも理由の1つです。

山本:私たちの世代だと、LINEやfacebookメッセンジャーの方が、メールよりも馴染みがあります。なので、メールだとどうしても返すのが億劫になったり、あとで返事をしようと思って結局忘れてしまうことがある。加えて、メールボックスが迷惑メールや、昔登録した会社からのお知らせメールで埋まってしまうと、大事なメールを探すのにも一苦労です。だから、Syncを導入してもらって、とても助かっています。

会議終了後の全体の全体の満足度が向上

-メインのコミュニケーションがメールからSyncへ移行したことで、やりとりの速度や返信率は上がりましたか?

武藤:返信率は格段に上がりました。自分も使って見て気付かされたのですが、やはり、メッセージを見た後、画面の推移の必要なく手軽に返事ができることは大きいですね。仮にすぐに答えが出せなくても、「確認して返します」のような一言も気軽に送ることができる。また、メーリスだと誰が返事をして、誰が返事をしていないのかを、ファイルに整理する必要がありましたが、Syncだと画面をスクロールするだけで済むので、随分と楽になりました。

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-具体的にどのようにSyncを利用されているのか、教えてください。

武藤:チームごとにグループを立ち上げて、出欠確認や資料、議事録の共有を行なっています。メッセージをたくさん交わす、というよりも掲示板的な役割の側面の方が強いですね。学生から社会人まで、幅広い年代の方が所属しているので、全員で集まる機会を作るのが難しい中、Syncのグループ機能には助けられています。1ファイルあたり、100MGまでアップロードできる点も魅力的。メールだと容量の大きいファイルを1度に送ることができないですからね。

山本:会議前に資料を共有すれば、論点を絞った会議もできるので、生産性を上げることにも役立っています。もちろん、来ることができないメンバーの疑問点もシェアできるので、会議終了後の全体の満足度も上がりました

-団体の方全員でSyncを使ってくださっていますが、全員導入までに何か、苦労したことはありましたか?

武藤:時間はかかりましたが、別段苦労したことはありません。登録までの流れがとても簡単だったので。「つながり申請」のアドレスをメールで送れば、30秒足らずで登録が済む。今までSNSに馴染みのなかった私でも簡単に使えたので、他のメンバー、特に学生の皆さんはすぐに使い方を覚えてくれましたし、特に不満が上がることもありませんでした。

UIの反応速度が早いため、使っていてストレスフリー

-Syncで気に入っている機能はありますか?

武藤:途中から入ったメンバーでも、これまでの履歴とファイルを確認できることです。これまでは、途中参加のメンバーに毎回、チームの流れを説明しなければならなかったのですが、その時間が短縮されたのは大きいですね。

山本:機能といえるかわからないですが、全体的なUIが好きです。反応速度の速さもさることながら、使っていて感覚として気持ちいいです。普段使いのツールって、1秒でも動きが止まると、ちょっといらっとしてしまうと思うんですけど、Syncにはそれがない。ファイルの共有もプレビューもスムーズに行うことができています。

-最後に、今後Syncの導入を検討されている団体の方へメッセージをお願いします。

武藤:SNSに対して抵抗感のあった私ですが、今やSync無しで団体の運営をスムーズに行えるとは思えません。メンバーからの返信率が上がったことで、会議日時や場所の決定などを素早く行える様になりました。何事も早め早めで決めて行くと、結果として余裕を持った行動ができる様になり、団体全体の生産性も上がりました。メールでのコミュニケーションの効率の悪さを改善したい方は、騙されたと思って一度使ってみることをお勧めします。今までのコミュニケーション速度が、とても遅く感じられるはずです。

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まとめ

  • 画面の推移の必要なく返事ができるため、コミュニケーションの速度が向上

  • 過去データへのアクセスも可能なため、途中参加のメンバーでも、すぐにチームの会議に参加することができる

  • UIがサクサク動くため、使っていて全くストレスがない

武藤さまがおっしゃる様に、一度使ってみるとチャットツールをビジネスの場で使うことで、どれだけ効率のいいコミュニケーションが行えるかを実感できるかと思います。

まずは、無料でお使いください。セキュリティを強化した有料プランを無料でお試しできるコースもございます。お申し込みはこちらから。

1日400通のメールの量が2分の1に 「最高の業務効率アップツール」である理由 株式会社Roseau Pensant/齊藤真帆様

導入事例インタビュー

デジタルコンサルティング、デジタルエージェンシー、クリエイティブプロダクションそれぞれの専門チームがあり、デジタルマーケティング領域において統合的なマーケティングソリューションを企業へ提供しているデジタルマーケティング領域のプロフェッショナル集団・株式会社Roseau Pensant(ロゾパンサン)様。

特にファッション・エンタメ分野に強みがあるとのこと。また、訪日外国人旅行者をターゲットとしたインバウンド事業の展開もしています。社名の由来は、17世紀フランスの思想家パスカルの「人間は考える葦である」という格言から。

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お話を伺ったのは採用・広報・海外事業の企画開発と、幅広い業務を横断して担当している齊藤真帆様。Syncを「最高の業務効率アップツール」と話してくださった齊藤様に、Syncの活用方法やビジネスチャットを使うメリットについて伺いました。

www.wantedly.com

1日400通のメールに悩まされていた

-Syncを導入される前に感じていた課題について教えてください。

抱えていた課題は大きく分けて2つありました。

1つ目は、コミュニケーションをとるタイミングがわからなかったことです。人数の増加に伴い、誰が在席してPCを見ているのか、すぐに判断することができず、素早いコミュニケーションが取れずにいました。

2つ目は、タスク整理に時間がかかりすぎていたことです。例えば、私は1日400通ほどのメールを受信していました。当然、プロジェクトに関するメールも、クライアント様からのメールも、全社通知的なメールも全て同じ場所に集約されてしまいます。重要なメールを振り分け、自分に関するものをピックアップし確認するだけでも時間がかかってしまっていました。

-そのような状況を改善するために、何か既存のツールは試されましたか?

もともとCtoCで使っていたLINEやSkypeを使用していましたが、ビジネスの場でこれらを使うことに抵抗があるメンバーもいるのではと考えて、積極的に利用していませんでした。情報整理のツールとしては、Dropboxを使っていましたが、無料の範囲のみでの利用なので、業務を横断して担当しているということもあり、すぐにストレージがいっぱいになってしまっていました。

Syncは仕事の無駄な時間を無くしてくれるツール

-既存のツールでは解決できない課題があった中で、Syncを導入していただきましたが、なぜ他のチャットツールではなく、Syncだったのでしょうか。

総括すると、あらゆるデザインが決め手でした。画面上のデザインやsyncのフォントなどが素敵だったのはもちろん、UXとUIを考慮なさったお造りなので、その点の使いやすさも導入の決定打でした。

-今まで使っていたツールから、新しいツールに乗り換える場合、ネックとなるのが、移行の際の手間だと思いますが、なぜ移行に踏み切ることができたのでしょうか。

一時的な移行の手間よりも、長期的なsync利用のメリットを考慮した際に、明らかに移行すべきだと考えたからです。統一されていない複数のツールを利用し続け、ファイルを色々なところに放置して、情報を検索することに時間をかけることは今後の会社の発展の中で、非効率だと判断しました。もし、移行することに抵抗感のあるメンバーがいる場合、全社的に時間をとってやってしまうことをオススメします。時間がかかるといっても、弊社の規模では2時間程かと思いますし、結局これまで共有した情報の整理に繋がるので、行って絶対に損はないと思います。

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-Syncを使い始めて、抱えていた2つの課題はどうなりましたか?

1つ目の課題は、ログイン状態の有無がSync上で確認できることにより解決しました。メッセージや資料を送るタイミングが明確になり、仕事のスピードが格段に上がりました。

2つ目の課題は、メンション機能のおかげで解消されました。すぐに対処しなければならない案件はメンションをつけて送ってもらうようにしています。Syncでは、メンションされたメッセージのみ、まとめて見ることができるため、タスクを整理する時間が一気に短縮します。

メールの件数も、感覚値ではありますが、400通から200通ほど減らすことに成功しました。これもSyncのおかげですね。

ベンチャーに必要なスピード感を与えてくれた

-具体的なSyncの利用事例について教えてください。

社内のチームごとにグループを作成し、その中に残しておきたい情報を共有しています。また、案件の進捗管理もグループ内のスレッドで行なっています。

また、人事同士のグループを作成して、情報交換の場として使っています。Syncの良いところは、導入の手間がほぼ無い点。「つながりに招待」からURLを取得して、メールで共有すれば、30秒で登録が終わる。このスピード感は、他のビジネス向けチャットツールでは、なかなか感じることができないと思います。

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-使っている中で感じた、Syncのここが便利!というポイントを教えてください。

PCで開いた時、ファイルを確認しながら、メッセージのやりとりができる点です。Dropboxを使っているときは、ブラウザ間の移動をしなければならなかったことを手間に感じていました。Syncでは、資料を確認した後、そのまま資料に対するコメントが可能なので、会話のキャッチボールのスピードが速くて、心地いいです。

あと、引用機能も便利だと思います。時間をおいて返事をした時に、何のメッセージに対する返事がわからないことを防止できるので、わざわざチャットを遡る手間が省けるのは嬉しいです。

-最後に今後Sync導入を検討されている企業様に対して、メッセージをお願いいたします。

私たちのようなベンチャー企業は「スピード感」が重要です。質の高いものをいかにスピーディに、有形・無形問わず提供していくかが全社的な課題です。Syncは業務効率を常に高めてくれるので、全速力で走りつつ、高品質なアウトプットを求められるベンチャー企業にはもってこいのツールだと思います。今の仕事のスピード感に課題を抱えている企業様は是非、導入を検討してみてください。

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まとめ

  • 相手がPCを使える状態か否かすぐに判断できるため、適切なタイミングでコンタクトを取ることができる

  • 資料を確認しながら、メッセージのやりとりができるので、テンポの良いやりとりが可能

  • チャットが流れてしまっても、メンション機能で自分宛のメッセージを見逃さない

相手がコミュニケーション可能なタイミングを判断することで、無駄のない、スピーディな業務を可能にしたRoseau Pensant様。メッセージを送り合うだけでなく、機能を駆使することで、様々な使い方ができるSync。先送りになりがちな、社内コミュニケーションの課題、Roseau Pensant様のように全社的に改善に取り組んでいてはいかがでしょうか。長期的に見れば、必ずメリットが出るはずです。

Roseau Pensant様はフリーランチも募集しています。チャット上だけでなく、リアルのコミュニケーションも仕事を円滑に進める上では欠かせません。

www.wantedly.com

社内の無駄を減らすチャットツールSync、申し込みはこちらより。

「SyncはWantedlyの他のプロダクトと組み合わせて使えることが利点」 株式会社ashigaru/式地清志様

導入事例インタビュー

東京や福岡の企業のホームページのコーディングや、エンジニア未経験者の教育を行い、他企業への輩出を行っているさま。創業者全員が大分が好きという理由で、大分に創業したというなんともユニークな会社です。お話をお伺いしたのは、CEOの式地清志さまです。

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従来のものは無料で使える範囲が限られていたことが悩み

-もともと、社内ではどのようなコミュニケーションツールを使っていたのでしょうか。

今の会社では、SkypeとSlackをメインに使っていました。お客様とのやり取りでもチャットツールは使っています。やはり、メールでやり取りするよりは断然楽ですね。反応の速さ、操作性の容易さ、心的距離感の近さなど、メールを使うよりもメリットは沢山あると思います。前職では、メールと電話を主に使っていたため、チャットツールの有り難みを強く感じます。

-電話とメールに比べた、チャットツールを一番の利点はなんでしょうか。

スピード感を保ったまま、複数人でコミュニケーションができる点だと思います。電話は便利ですが、1対1かつ、相手の時間を奪ってしまう。メールは複数人に対してメッセージを送ることができますが、双方向的な会話が生まれることは少ない。スピード感が求められるベンチャー企業にとって、チャットツールはなくてはならない存在だと思います。

-以前使っていたチャットツールで不満に感じる点は特になかったのでしょうか。

どのツールにも共通して感じるのが、現状、無料の範囲でしか使えない点ですね。会社の規模が決して大きいとは言えないので、コストはできるだけ減らしたいですから。

ツールごとに挙げるとすれば、Skypeは双方がオンライン状態でないと、データを送ることができないこと。相手がオンラインにしているタイミングを見計らう必要があるのは手間だと感じていました。

Slackは有料版にしないと会話が1万件を超えた時点で、それ以前の会話のログが見ることができなくなることと、ストレージ容量がチーム全員で5GBに制限されていること。今後データ制限が不満の種にはなりそうです。あとは、言語が英語なので、使う人によっては不満を感じる部分ではあると思います。

普段の仕事で手間がかかっていた作業を減らすことに成功

-Syncを使い始めてみて、ここはSyncの良いところだ、と思う点がどこですか?

大きく2点あります。1点目はファイル一覧を見ることが可能な点です。会話をしながら、ファイルを探すことができる。しかも、ファイルの種類と名前が一目瞭然なので、探す時間が短縮され、仕事の効率が上がりました。

2点目はグループにアイコンの設定ができる点ですね。グループ一覧を見ただけで、何のグループなのかすぐわかる。私たちの会社では20個ほどグループを作っているのですが、グループ名が見切れても、画像で何のグループがすぐ判断できるので、管理に困ることはありません。

-グループを20個ほど作られているとのことですが、具体的にどのようなグループを作って運用していますか?

プロジェクトごとに細かく作っています。メール、ドロップボックス、ドキュメントファイルやスプレッドシートが一つのツール内にまとまっているわけですから、情報が散らばってしまうことがありません。もちろん、進捗管理もグループの進み具合で判断できます。何か課題が起きた時も、各グループに書き込みを残せば良いので、緊急の時を除けば、相手の仕事を邪魔することもありません。

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参入の敷居の低さは全チャットツールの中でもずば抜けている

-Skypeやslackを使っているところへ、さらにSyncを入れることに対して社員の方の抵抗はありませんでしたか?

特にはありませんでした。おそらく導入のプロセスがとても簡単だったからだと思います。招待URLをクリックして、facebookで登録するだけ。facebookアカウントはほぼ全ての人が持っているものですし、新規グループの参加も一瞬でできる。参入の敷居の低さは全チャットツールの中でも抜けていると思います。現状、Syncは社内でのプロジェクト進行管理で使うというルールで、他のツールとの住み分けができていることも、他のメンバーが抵抗なく使うことができている一因でもあると思います。

-今後、Syncをどのように使っていきたいとお考えですか?

Wantedlyと一緒に使っていけたらベストかなと思います。Syncが他のチャットツールと異なる点は、Wantedlyの他のサービスとの連携があること。たとえば、Wantedlyでつながった候補者の方とSync上でやり取りをする。Syncを通じて、会社情報を送ることができるし、メールで送るよりもコミュニケーションが取りやすくなると考えています。もしマッチングしたら、そのまま社内の他のグループにアサインさせることもできる。履歴を遡って全て見ることができるので、相手がわからないところだけ解決してあげれば、ジョインまでのスピードも速くなる。SyncはWantedlyの他のサービスと合わせて使うことで、より力を発揮するプロダクトであると感じました。

まとめ

  • チャットツールに必要な機能が網羅されている上に無料なのはお得

  • グループ数が無制限のため、プロジェクトごとにグループを立ち上げて進捗管理可能

  • 採用媒体Wantedlyと一緒に使えば、さらに効果を発揮する

他のチャットツールと異なり、Wantedlyと一緒に使うことで、より効果的に使う新しい可能性を示唆してくださったashigaruさま。同社のオフィスは大分にあり、まさにリモートワークを率先して行っている企業です。今後、場所にとらわれないフレキシブルな働き方求められる中で、Syncで快適なリモートワークを実践してみてはいかがでしょうか。

プログラミング歴25年のベテランが教える、アプリ開発で大事な2つのこと iOSエンジニア 杉上 洋平の仕事術

Wantedlyの仕事術

「部分最適=全体最適とは限らない。常に問題の本質を考えること」

久々の「Wantedlyの仕事術」の更新です。 第8回はプログラミング歴25年、iOSエンジニアの杉上です。 アプリケーション開発についてはもちろん、チームリーダーの側面からマネジメントの方法についても伺いました。 また、エンジニアとデザイナーにオススメのツールの紹介も! 開発者必見の内容です。

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マネジメントで大事なのは、気軽に質問してもらえる環境を作ること

-チームの仕事をうまく回す上で気をつけていることを教えてください。

うまく仕事を回していくために気をつけていることは、気軽に相談してもらえる環境を作ることです。30分考えてもわからない場合は、遠慮せずに質問してね、とメンバーには伝えています。1人で抱え込まず、チームで一緒に取り組むことで解決の迅速化と、課題の共有を図っています。相談は悩みを言語化して自分が客観的に問題を捉えなおすので、話しているうちに自己解決する場合も多いです。

ソフトウェア開発のプロジェクトマネジメントは不確定要素との戦いだと思っています。未来に発生しうる可能性のある仕様や技術的な課題を日々意識しつつ、認識した課題については優先度や影響範囲を鑑みながら、事前に対策が講じえないか考えます。とはいえすべての不確定要素を課題として見える化するのは難しいので、開発のフェーズによってスケジュールを考えてます。例えば、まだ見えていない課題が20%ぐらいありそうなので、バッファを◯日持とうなど、ということです。

タスクは常にそれぞれの優先度を意識しています。とくにユーザーへのインパクトの大きいものは優先度高く対応し、フィードバックを早く得られるよう心がけています。誰かのタスクを止めてしまう可能性がある問題は早めに対応してチームが円滑に開発できるよう務めています。

開発で大事なのは、ユーザーフィードバックを鵜呑みにせず、彼らの抱える本質的な悩みを捉えること

-iPhoneの日本上陸と、iOS開発歴が同じということで、これまでに数多くのアプリケーションを開発してきたと思いますが、開発の際に大事にしていたことは何ですか。

2つあって、1つ目は何のためにアプリを開発しているのかを明確にすること。目標をはっきりさせるということですね。ユーザーにどんな体験をしてもらいたいのかを特に大事にします。また、自分も1ユーザーとしての観点を忘れないように気をつけています。

2つ目はユーザーのフィードバックを大切にすること。開発して投げて終わりではなく、ユーザーがフィードバックしやすいような環境を整える。一方で、全てのフィードバックを鵜呑みにしないようにしています。ミクロで細々と対応していると、マクロな視点で見たときに使いにくくなっていることもあります。部分最適が全体最適であるとは限りません

Syncを例にとってみましょう。Syncの開発で、私たちが目指したのは、誰でも使いやすい、極限までシンプルで洗練されたチャットツールです。他のサービスと連携することで補える機能は極力入れないようにしています。例えば、よく意見としていただくのが、タスク管理機能の追加です。Syncでは、タスク管理をTrelloというツールと連携することで可能にしています。何故なら、ユーザーが求めているのは、Syncで一元化してタスク管理を行えることであって、Sync自体にタスク管理機能をつけることではないからです。それだけが唯一の解決策ではありません。Syncの設計を変えないと、本当にユーザーの悩みは解決できないのか、問題の本質は何なのか、ユーザーフィードバックを受けて機能改善をするときは、常にそういったことを考えるようにしています。

-エンジニアの方向けの質問になりますが、アプリ開発においてオススメのツールを教えてください。

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エンジニアに特化したものだと沢山あるので、デザイナーとエンジニアを仲介する上での便利なものを紹介したいと思います。

1つ目は、zeplin。デザインのレイアウト指示書の作成が不要になるツールです。これを使うと、デザイナーとのコミュニケーションにおけるコストが大幅に削減されます。Sketchで作成したデザインを流し込むだけで、コンポーネントの位置、サイズ、カラーなどを取得。さらに、デザイン上に直接コメントを残すことができます。

zeplin.io

2つ目は、Prott。これは、複数の画像をつなぎ合わせ、アニメーションを指定することで、簡単にアプリの画面遷移を疑似体験することができるサービスです。それだけでなく、画面遷移図を自動生成してくれます。これまでは、keynoteに遷移図を書いてもらっていましたが、開発中に遷移図が当初と変わってしまうと、その度に書く必要があり、レイアウト指示書と同様、やはりデザイナーの負担に。Prottのおかげで、途中で遷移図が変わってもすぐに修正できるので、以前より素早いプロダクト開発が可能になりました。

prottapp.com

プログラミングを続けるコツは、概念理解よりも、パターンを覚えること

-杉上さんは、小学3年生頃にプログラミングを始めたそうですが、始めたきっかけはなんだったのでしょうか。

きっかけは図書館にありました。父が仕事で使うために買ってきたパソコンがホコリをかぶった状態で自分の部屋に置いてあったんですね。パソコンでゲームができることは知ってたので、なんとか自分で作れないかと思い、図書館でゲームのコードが書いてある本を探したんです。そしたら、1,000行くらいのコードを書けばゲームが作れることがわかった。なので、ひたすら1行目から写して、ゲームを作ってを繰り返していました。自分が好きなことをしたかったから、その手段としてプログラミングを始めたって感じですね。

-好きなことのためよりも、仕事で役に立つからとか、英語のようにこれから必須スキルだからという理由でプログラミングを始める人もいますが、挫折せずに続けるコツがあったら教えてください。

理論を理解することも大事ですが、コードを書く体験も大事にすることプログラミングの最初の挫折って、概念がわからないからという理由が多い気がしています。なまじ勉強ができる人は、プログラミングの参考書の理論を全部わかってから、となりがちなのですが、プログラミングは抽象度が高い概念。1から全部裏側まで理解しようとしたり、基礎をマスターしてからとかやっていると、かなり大変です。

だから、始めはパターンを覚えるだけでいい。ツギハギでもいので、自分が動かしたい動きがエラーなく稼働するように、いろんなパターンを引っ張ってくっつけてみる。それを繰り返すうちに、どんなコードを書けば、どんな動きをするのか体験としてわかってきます。英会話が実際に話してみないと、上達することが難しいように、初めのうちは理論の理解はほどほどに、コードをとりあえず書いてみる。

あとは、自分が欲しい動きを目標にやることですね。こんな動きができるように書いてみましょうというより、自分が作りたい形を目指す方がモチベーションを保ちやすいですから。プログラミングは最初の壁を乗り越えると、どんどん勉強するのが楽しくなってくるので、その壁を乗り越えられるように、頑張ってみてください。

何をやるかより誰とするかが大事なワケ

-最後に、仕事を楽しんで行うために、杉上さんが大切にしていることを教えてください。

何をやるかも大事ですが、誰とやるかも大切にしています。前提として、自分の能力を活かせる分野の仕事を選ぶことも大切なため、難しいところではありますが、何かが悪くても、一緒に働く誰かがよければ、その何かは良くなっていく可能性があります。逆に、何かが良くても、一緒に働く人が自分と合わないと、何かは次第に劣化していく。

働く前にどんな人と一緒に仕事をするのかを判断するのは難しい。そこのしこりを解消するサービスとして、手前味噌ですがWantedlyを使う人が増えたり、長期でインターンをできる会社がもっと増えていくと、仕事を楽しめる人がもっと増えていくのではないかな、と思います。

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まとめ

  • マネジメントは相談、情報共有しやすい環境づくりがキモ

  • ユーザーフィードバックを鵜呑みにせず、問題の本質を考えること

  • プログラミングの最初の壁を乗り越えるには、理解はほどほどに書いて、動かしてみること

ユーザーの問題の本質を考えることは、エンジニアリングだけでなく、様々な状況に対応できる考え方ですね。小手先で目の前の課題を解決するのではなく、少し時間がかかっても大局的な問題を解消することを意識すれば、より満足度の高いアウトプットに繋がるはず。是非、皆さんも実践してみてください!

店舗運営に悩む方必見。「店舗のタスクに合わせたグループ作成で、情報共有を効率化」 株式会社乙女百貨店/坂本 和行様 雨川 愛実様 江尻 智美様

導入事例インタビュー

ファッションアイテムの企画販売、アンティーク手芸用品やハンドメイドアクセサリーの雑貨店舗を運営する、株式会社乙女百貨店様。店舗運営に問題を抱える方には是非導入をオススメすると話してくださいました。お話を伺ったのは取締役の坂本さま、店舗スタッフの雨川さまと江尻さまです。

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(左:雨川愛実さん、右:江尻智美さん)

課題は非効率だったメールやLINEでの情報共有

-Syncを導入する前に使っていたコミュニケーションツールについてと、その時感じていた課題について教えてください

坂本:はじめは、電話とメールが主な連絡手段でした。スタッフが1店舗あたり4,5人で、シフトに入っている人数が通常2人。休憩中のメンバーとの情報交換の方法が一番の課題でした。電話とメールの頃は、わからないことがあると毎回電話をする必要がありお客さんとの接客の時間が減ってしまう。また、特定の人物だけに情報共有する場合、宛先を毎回CCに入れることも手間に感じていました。

その後、LINEを連絡ツールとして使い始めたのですが、プライベートのやり取りと仕事のグループが一緒くたになってしまうのを避けるため、1つしかグループを作っていませんでした。仮に、営業報告だけのために使うのなら問題なかったのですが、商品についての質問や、経理についての質問など、あらゆるジャンルの会話が1つのグループで行われていました。そのため、重要なメッセージが流れてしまったり、返事が遅れると、未読のメッセージを全て見る必要があったりと、無駄な時間を取られてしまう場面が多かったです。検索機能を使おうにも、検索したいワードを覚えていないためピンポイントでメッセージを見つけることができない。このような状況の中、LINEに変わるビジネス向けのチャットツールを探していたところ、出会ったのがSyncでした。

店舗のタスクに合わせグループを細分化

-Sync以外にもビジネス向けのチャットツールは多くありますが、なぜSyncを選ばれたのでしょうか。

坂本:日本語のプロダクトであり、無料で使うことのできる範囲が広かったからですね。特に、LINEを使っていた時の二の舞にならないよう、細くグループ分けをしたかったので、グループを無制限に作ることができるのは助かりました。また、パソコン上で見たときの使いやすさも理由の1つです。左側にグループ一覧が表示されつつ、チャットをすることができるので、対応すべきグループがぱっと見ですぐわかる。LINEだとチャットの画面とグループの画面が切り離されて、チャットごとに幾つもタブが立ち上がった状態になってしまっていたので、会話の整理に苦労していました。

-細くグループ分けをしたかったとのことですが、具体的にはどのようなグループを立ち上げて使っているのでしょうか。

坂本:店長が、個人のタスクに合わせて、営業報告、在庫フォロー、todo管理などのグループを、10個以上は作っています。また、自分が見たいグループをすぐ探すことができるように、アイコンの画像も自作しました。グループが細かく分かれていると、自分の質問が他の質問で流れることもないし、同時にファイルや画像の整理もできるようになって、欲しい情報にすぐアクセスできるようになりました。以前から、店頭でLINEグループを遡って情報を調べる時間を削減したいと思っていたので、Syncのおかげでお客さんに対応できる時間が増え、仕事の生産性と効率の両方を上げることに成功しました。

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(グループ作成事例)

-店舗スタッフの立場からみて、解決された課題はありますか?

雨川:新人のスタッフがすぐに現場に馴染めるようになったことですね。私たちの店舗は500点以上の雑貨を扱っているため、すべての情報を覚えておくのは至難の技です。特に新人のスタッフは、それが難しい。わからないことがあっても、電話だと商品詳細が伝わりにくいし、LINEで画像を送っても、メッセージが流れてしまうと結局電話で聞かなければならない。グループを細かく分けたことにより、お客さんの質問にすぐ答えることができる環境が整いました。また、ワードやエクセルのファイルもスマートフォン上でダウンロードせずに確認が可能なので、商品の値段や在庫状況など、30秒もあれば確認できるようになりました

-無制限でグループを作ることができる以外に、便利だと思う機能はありますか?

江尻:メンション機能です。メンションをつけてメッセージを送ると、グループに赤いマークがつくので、早急に確認する必要があるグループをすぐに見分けることができていいですね。LINEを使っているときは、各メッセージが自分に関係するかどうか、ひとつひとつ確認しなければならなかったので。

雨川:機能と言えるかわかりませんが、画像の保存期限がないことですね。例えば、商品を発注する際に昔の写真を参考にすることもあるので、保存し忘れたせいで商品の発注に手間取ってしまったということがなくなりました。

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店舗型営業を行なっている企業は絶対に導入したほうがいい

-今後Sync導入を検討している企業に向けて、一言お願いします。

坂本:私たちのように、店舗型営業をしている企業には特にオススメのツールです。グループを無制限に立ち上げることができるので、店舗ごとにグループを作って情報を整理してマネジメントすることができる。店舗のマネージャーだけを集めたグループを作れば、店舗の垣根を超えた情報共有もでき、さらに仕事の効率を上げることもできる。ビジネスに特化したツールなので、グループがプライベートのものと混ざることもなく、状況の把握もしやすい。導入すれば、仕事の効率が上がること間違いなしだと思います。

まとめ

  • 店舗のタスクに応じてグループを作ることで、マネジメントがしやすくなった

  • グループ一覧を見つつ、チャットが可能なため、対応すべき優先度が明確に

  • メンション機能とグループの細分化によって、自分に関係のないメッセージを読む必要がなくなり、仕事の効率が向上

BtoB向けの企業への導入が多かったビジネス向けチャットツールですが、toC向けの企業様にも徐々に導入されるようになってきました。Syncを使うことで、店舗間の情報共有のみならず、店舗を超えた情報共有、本社と店舗のコミュニケーションの活性化が可能になります。toC向けの店舗型営業を行なっている企業様で、もっと仕事を効率化したい、うまく情報を共有したい方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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【ビジネスチャット導入事例インタビュー】「外回り営業の仕事効率化に成功しました」 グローバルベイス株式会社/八木原竜也様

導入事例インタビュー

「中古なのにハイクオリティ。中古だからロープライス。」というコンセプトを掲げ、中古マンションのリノベーション、不動産の仲介及び売買を行っているグローバルベイス株式会社さま。Syncを全社的に導入して使っていただいています。

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お話を伺ったのは不動産事業部にて、中古マンションの仕入れ業務や査定に携わっている八木原竜也(やぎはら りゅうや)さまです。

様々なチャットツールを試すもいつも新しい課題が生まれていた

ーSync導入前に抱えていた課題を教えてください

八木原:最初の課題は、一堂に集まることが難しい職務の中での伝達の問題でした。5年程前に全社的にスマートフォンを導入して、メッセージやメールで社員とやり取りを始めました。PCメールでの閲覧の場合、意識してみることをしない限り、まめに確認する社員、まとめてみる社員で情報の取得に差が出ます。メッセージの場合、デバイスの通知により気付かせることができるが、同報する人数に上限がある。そこで、LINEを連絡用のツールとして使い始めたのですが、プライベートでも利用している社員が多く、メッセージを誤送信してしまうことが何度かありました。公私混同と言いますか、上司や部下の見たくないものや、知られたくないものも送られてしまう可能性は排除したかったです。

利用頻度の低いトークアプリも試しましたが、なかなかミスは減りませんでした。幸い情報の漏えい等、流出することはなかったのですが、このままLINEや私用の多いトークアプリを使い続けるのは危ないと思い、よりビジネス向けのチャットツールを導入することになりました。

幾つかのツールを検討して、とあるチャットツールを導入したのですが、そこでもまた別の問題が。1つ目はブラウザ対応をしていなかった点です。チャットツールを見ながら作業をしようとすると、ブラウザとスマートフォンの画面をいったりきたりしなければならないので、非常に面倒でした。

2つ目はPDFやエクセルを送ることができなかった点。一度別の場所に保存して、そのURLをメッセージで送信する必要がありました。それゆえ、相互的にメッセージをやり取りするというよりは、一方的に情報を発信するだけのツールになってしまっていた。もっと、便利で相互的なやり取りができるツールを探していた時に出会ったのがSyncでした。

今まで抱えていた課題が全て解消された

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ーSyncを導入しようと思ったきっかけはなんだったのでしょうか

八木原:幾つか理由があります。

1つ目は前まで使っていた別のチャットツールで抱えていた課題を解決できたこと。 PDFもOffice系のファイルもそのままの形で送ることができますし、ブラウザ上でも開くことができるので、以前使っていたチャットツールでネックになっていた部分は完全に解消されました。

2つ目はグループが無制限で作れること。 新しくチャットツールを導入する際に気にかけていたのがグループ数の上限。他のツールだと無料で使える範囲に制限がある一方、Syncはそれが無いのが導入に踏み切る大きなきっかけでした。

3つ目はメンバーを退会させる機能があること。 年数を重ねれば、新規メンバーもいれば、去るメンバーもおります。社員に会社のメールアドレスとパスワードの指定等で管理がきっちりとできるものを求めていました。仮に転職者が出た場合、その人をグループから退会させることができる加えてメッセージの削除もできるので、情報漏えいの心配もほとんどしていません。

4つ目は誰でも使うことができること。 昔導入していたグループウェアがセキュリティがしっかりしている代わりに、誰でも使いこなすことができるツールではありませんでした。その点SyncはITツールになれていない人でも馴染めて、使いこなすことができています。

ーSyncを導入して、社内で仕事の生産性や効率に関して変化はありましたか

八木原:仕事の生産性は確実に上がりました。出先にいる社員が一度会社に戻ってくることなく、差し込みで入る案件をスムーズに処理できるようになったことは大きいですね。社内から物件資料をタップ1つで送ることができるので、より多くのお客様の対応が可能になりました。

また、直行直帰の社員が多い中でも、情報の抜け漏れがほとんどなくなりました。会社にあった電話もSyncで連絡の要請等、使い方もアレンジしてきてます。メールと違って、通知に気づかなかったり、一つのメールボックスに埋もれてしまわないので、「聞いてなかった、知らなかった」という事態が起こりにくくなりました。

導入の際のルール決めがスムーズに全社員に使ってもらうコツ

ー恵比寿にある支店含め、全社員約50名ほどで使っていただいていますが、全社導入までの経緯や導入の際のポイントを教えてください

八木原:はじめは私の所属する部署で使い始め、その後社員一人一人に声をかけてSyncについて説明し、最後にチーム単位で新ためて導入について話す機会を設けて地道に広めていきました。説明をする中で、Syncのようなツールに馴染みのない社員でも使いこなすことができていたので、これは全社的に導入ができそうだと確信しました。

全社導入するときに、使う際のルールを決めることが導入のポイントです。私たちは、「自分宛に送られたきたメッセージは見たものとする」というルールを作りました。毎回メッセージに返事をするルールを作ると確認のメッセージだけで重要な案件が流れてしまう可能性があるため、あえて設けていません。このルールのおかげで「見ていませんでした」、「知りませんでした」という事態を避けることができるようになりました。

-最後に今後導入を検討している企業に対しメッセージをお願いいたします

八木原:外回りの営業が多い会社や電話やメールしかコミュニケーションの手段がない企業の方はすぐにでも導入したほうがいいと思っています。明確なルールを作って導入すれば、情報の抜け漏れも起こらず、仕事の生産性を確実にあげることができます。Wantedlyの社員の方が導入後もサポートしてくださるので安心です。

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まとめ

  • Syncは相互的なやり取りをするのに適したツール

  • 出先でのやり取りも社内PCで確認しながらできることで作業性能がアップ

  • 外回りのメンバーとの連絡がとりやすくなり、仕事の生産性が上がった。

リリースした直後から長い間Syncを使ってくださっているグローバルベイスさま。様々なチャットツールを検討したからこそ、納得してSyncを使い続けていただいています。八木原さまがおっしゃるように、外回りの営業の社員の方が多い企業の方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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【ビジネスチャット事例紹介】 情報管理の精度が上がり、無駄なやり取りが減った。 前田会計事務所/前田晋吾様

導入事例インタビュー

クライアントとの対話を大切にし、まるで家族の一員のように接せられるような会計士になりたい。そんな思いで、日々お客様と真摯に向き合い続けている前田会計事務所さま。

ビジネスの中でチャットツールを本格的に使うのは初めてだったという同事務所。何がきっかけで、チャットツールの導入を決めたのか、前田会計事務所で税理士・会計士を務めている前田晋吾(まえだ しんご)さまにお話を伺いました。

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たった3行で終わってしまったfacebookメッセンジャー

-Syncを導入される前は、どのようなコミュニケーションツールを使っていましたか?

前田:社内のコミュニケーションは、メモと電話を使っていました。一時期facebookのメッセンジャーを連絡ツールとして導入しようとしたのですが、明確なルール決めを行わなかったため、最初の3,4行で会話が終わってしまいました。結局、何か伝言がある時はメモを使う、緊急の時は電話を使うというこれまで通りのやり方に戻ってしまいました。

クライアント様とも基本は電話です。メールを使うこともありますが、個人で使えるアドレスがないため、タイムリーに対応することができず困っていました。

-当時のコミュニケーション手段で課題に感じていたことは何ですか?

前田:情報管理の甘さと、情報共有のスピードの遅さの2つは特に課題に感じていました。メッセンジャーを導入しようとした理由もこれらの課題を解決したかったからです。特に電話を使ってのやり取りをなるべく減らしたいと考えていました。

私たちは、外出中も連絡を取り合うことが多いのですが電話だと出ることができないタイミングが多々あり、情報の共有の速度が明らかに遅いと感じていました。また、電話だと記録が残らないため、その場でメモに残さないと後々大変なことになります。

しかし、紙のメモだとどこに記録したのかわからなくなることも。事務所の人数自体が少ないため、なんとかなっていましたが、これではいけないと思い、再度新しいビジネス用のコミュニケーションツールの導入の検討を始めました。

使いこなしにくい機能が付いておらず、誰でも馴染みやすい

-ビジネス向けのコミュニケーションツールと言っても、多くの種類がありますが、なぜSyncを選ばれたのでしょうか。

前田:使ってみた中で一番シンプルかつ、私たちが抱えていた問題をすべて解決するツールだったからです。

実はもともとSyncを知っていたわけではありませんでした。Syncを導入する前は、他のチャットツールを試しましたし、ネットや知人から情報も集めました。しかし、どのツールも自分にとってのあと一押しが無かった。そんな時に、たまたまfacebookでSyncの広告を見かけたことがきっかけです。

昔、私が通っていた大学の教授とWantedlyCEOの仲さんが対談をしている番組をたまたま見たことがありWantedlyのことは知っていました。試しに使ってみたら自分が求めていたものにぴったりだったので驚きました。

-どのような点で、自分たちにぴったりだと感じたのでしょうか。

前田:機能が必要なものに絞られていた点です。自分たちが求めていない機能など実装されていても、使いこなせないですし、事務所には複雑なITツールになれていない人もいます。一方、Syncは登録も簡単で誰にでも使いこなせるチャットツールだと思いました。導入に際しては、運用ルールを明確に決めたので、メッセンジャーの二の舞にはなりませんでした。

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メンション機能が、チャットツールが抱えるデメリットを解消している。

-導入後、事務所内でどのような変化がありましたか?

前田:事務所スタッフの働き方が変わり、仕事上の細かいミスがほぼなくなりました。記録が残らない電話や、第三者が見ることができないメモを使っていた時は、情報の伝達が不十分だったと感じています。Syncを導入してからは、個人間のやり取りを誰もが見ることができるようになったので、補足の指示を出しやすくなり、全体の仕事の質が上がりました。

仕事のスピードにも変化が出ています。今まで、電話のみが外出中のメンバーと連絡を取り合う唯一の手段でしたが、Syncのおかげで、自分の状況に合わせて対応が可能になりました。

-Syncを使っていて、便利だと思う機能を教えてください。

前田:誰に何を言ったかがわかるメンション機能です。私は、自分宛に来るメンションの通知だけ通知をオンにしています。自分とは関係のないやり取りで仕事に集中できなくなってしまうのは、元も子もないですから。

チャットツールのデメリットは気軽に文章を送ることができる分、毎回のメッセージに対応をしていると、自分の時間をしっかりと確保できないこと。その点、Syncは自分に必要なメッセージは見逃さないし、後でまとめて自分宛のメッセージだけを見返すこともできるので、とても便利だと思います。

-今後どのようにSyncを使っていきたいとお考えですか。

前田:お付き合いしている企業の方とのやり取りに使いたいです。今はメールと電話が主ですが、今後多くの企業の方々とお付き合いさせていただくようになったら、是非Syncを使いたいと考えています。

現在は、一ヶ月に一回お会いさせていただいて、その時にがっつり話を聞くというスタイルをとっていますが、お互いSyncを使うようになれば、より密で素早いコミュニケーションが取れると考えています。家族のような存在になることをビジョンとして掲げている私たちにとって、Syncはそれを実現するためのベストツールだと思います。

まとめ

  • 新しいツールを導入するときは、使い方のルールを作ると良い。

  • 細かいミスがなくなり仕事の質や効率が上がった。

  • チャットツールの懸念点である、通知に忙殺されることがない

社内コミュニケーションツールを変えるだけで、仕事の質や生産性が劇的に改善された前田会計事務所さま。電話の本数が減ったことにより、仕事への集中度合いも変わったとおっしゃていました。社内のコミュニケーションに課題を感じている方は、一度Syncを試してみてはいかがでしょうか。

セキュリティ対策に特化した法人向けプランもリリースしておりますので、合わせてご確認ください。

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